Nota della redazione: la prima versione di questo articolo risale al 2013. Nel tempo abbiamo aggiornato e approfondito i contenuti, oggi più che mai attuali anche a causa della particolare situazione di mercato che stiamo vivendo. Lo smart working e le limitazioni imposte dall’emergenza sanitaria, infatti, hanno costretto molti venditori ad operare a distanza usando il telefono come principale strumento di contatto con i potenziali clienti. In questa nuova versione troverete molti link che vi consentiranno di scendere più in verticale sui temi trattati ed un esercizio per individuare il vostro stile di “telefonata a freddo”.
Così come la Leadership – tema al quale abbiamo dedicato una serie di articoli dal titolo “Manuale del Leader Etico” – anche il telefono è uno degli argomenti caldi della vita di un commerciale perché – soprattutto in questo momento – rappresenta uno strumento quotidiano di lavoro, che necessita di formazione adeguata. Ecco allora il primo capitolo della collezione dedicata al corretto uso del telefono in azienda!
La telefonata commerciale rappresenta per molti una vera e propria corsa ad ostacoli, il primo dei quali rappresentato dal superamento del filtro: c’è sempre infatti un’abile segretaria, un receptionist o assistente debitamente addestrato per selezionare le chiamate in ingresso.
Come prepararsi per superare quindi il muro di guardia?
Oltre alle difficoltà “esterne” esistono inoltre degli ostacoli “interni”, cioè dei limiti che noi stessi ci poniamo. Chi si occupa di vendite, infatti, spesso predilige il rapporto faccia a faccia e vive con ansia l’utilizzo del telefono, soprattutto quando si tratta di fare una prima chiamata a qualcuno che non si conosce. Sto parlando delle “chiamate a freddo” ovvero quelle telefonate commerciali indirizzate ad aziende di potenziali clienti. Cosa dire? Come attirare l’attenzione? Come evitare di essere liquidati con uno sbrigativo “non ci interessa” senza essere nemmeno riusciti a parlare con il diretto interessato?
Chiariamo subito che gli addetti al ricevimento delle chiamate non sono alieni ma persone che hanno come compito quello di setacciare tra le innumerevoli telefonate commerciali, selezionando solo quelle veramente interessanti. Quando qualcuno blocca la vostra chiamata non lo fa perché ce l’ha con voi ma perché teme di essere rimproverato per aver passato al suo collega o superiore una telefonata non interessante.
Facendo riferimento al concetto di win win (che dovrebbe ispirare ogni azione etica di vendita) in questo caso il vostro win è farvi passare il referente mentre quello dell’interlocutore è passare una telefonata commerciale interessante.
L’unica soluzione è dunque quella di allearsi, offrendo al vostro “filtro” proprio quello che sta cercando! Vediamo come procedere quindi per presentare una telefona commerciale a “irresistibile”.
Sciogliere il giaccio al telefono
Prima di tutto mettete in soffitta gli inizi tristi e auto-censuranti come “scusi se la disturbo, cercavo il titolare ….”.
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Perché “disturbo”? Se ho un prodotto o un servizio potenzialmente giusto per la persona che sto contattando perché mi presento con un’affermazione così negativa? Perché poi usare il verbo “cercavo” visto che l’azione avviene nel presente e non nel passato?
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È il nostro disagio insieme alla paura di ricevere un “no” che trasferisce l’azione nel passato, come se fosse già finita. Trovate la formula che vi fa sentire meglio, adeguata per voi, che sia positiva, chiara e diretta al punto.
Personalizzare la telefonata
Se non avete il nome del referente evitate di dire ad esempio “il responsabile marketing” perché con buona probabilità non ve lo passeranno; vi suggerisco di fare una ricerca su internet o una prima telefonata per farvi dare il nominativo e dopo qualche giorno fare la chiamata specifica.
Dare l’idea di non sapere nemmeno con chi vogliamo parlare fa immaginare al nostro interlocutore che “ci stiamo solo provando”.
A questo punto arriva la fatidica domanda “Mi anticipa di cosa si tratta?” Qui dobbiamo necessariamente prepararci una frase in stile win win, cioè breve e diretta che convinca e autorizzi il filtro a passarci la persona di cui abbiamo bisogno. Ecco alcune opzioni:
- Se avete anticipato la vostra telefonata con una email fate riferimento specifico ad essa
“siamo già in contatto a mezzo e-mail e aspetta la mia telefonata” - Anticipate chiaramente se lo state chiamando per invitarlo ad una fiera o meeting
“lo chiamo per invitarlo al convegno dedicato ai responsabili marketing” - Se avete una conoscenza in comune o avete partecipato entrambi ad un evento, fatene esplicito riferimento
“gli può dire che il sig. Bianchi gli ha già parlato di me”, “ci siamo conosciuti in occasione dell’evento sul marketing organizzato da Passodue” - In alternativa formulate una frase molto chiara e decisa che farà venir voglia al vostro interlocutore di riportarla integralmente al suo referente, pena la perdita di informazioni
“devo parlare con il Sig. Rossi riguardo all’incremento delle performance del personale di vendita cui è interessato”
Guardando all’ultimo punto, vi consiglio di abolire le parole “proposta”, “affare”, “opportunità” e in generale tutte le frasi da depliant, troppo commerciali o auto-referenziali. Costruitevi invece la vostra frase che descriva un vantaggio ed un plus specifico per la persona con la quale volete essere messi in contatto.
Tono e stile al telefono
Anche il tono di voce gioca un ruolo fondamentale: adottate un mix ben equilibrato di garbo e determinazione.
La sicurezza interiore di offrire un servizio o un prodotto interessante influirà positivamente sul successo della vostra telefonata commerciale.
Ma cosa succede se, nonostante tutti gli sforzi fatti, il filtro vi dice che il vostro referente è impegnato? Coinvolgetelo e chiedetegli esplicitamente un consiglio: “le chiedo aiuto: qual è il momento migliore per richiamare?” Se a questa richiesta l’addetto vi risponde di mandare una email come proseguire? State sul pezzo replicando decisi “lo faccio sicuramente, prima desidero parlare con il sig. Rossi per questo le chiedo quando è meglio richiamare”
Un altro consiglio utile è di assumere il controllo del tempo ovvero, nel caso in cui la segreteria dicesse “mi lasci il suo numero che la faccio richiamare” rispondere “sì, glielo lascio volentieri comunque lo richiamerò negli orari e nei giorni che mi suggerirà”. Nel secondo caso siamo noi a prendere l’iniziativa e quando richiameremo eviteremo di farci rispondere “le avevo detto che il Sig. Rossi l’avrebbe richiamata appena possibile, per cui finché non lo fa non insista”.
Concludendo, per superare il filtro è necessario allearsi con lui. Cercate di essere suoi complici e create una telefonata commerciale che possa farlo sentire autorizzato a passarvi il referente. Valorizzerete il suo ruolo e otterrete il vostro scopo.
Esercizio
Se ti sei già sperimentato in alcune telefonate, potresti prima di tutto ricostruire la conversazione ed analizzarla in base a quanto hai letto nell’articolo. In ogni caso rispondendo alle seguenti domande potrai prepararti curando ogni dettaglio:
- Hai il nominativo e conosci il ruolo della persona con cui vuoi parlare? Dove li puoi trovare?
- Puoi utilizzare referenze, conoscenze comuni, esperienze condivise o eventi che facciano da appiglio per la prima telefonata?
- Hai scelto una frase concisa, garbata e assertiva per presentarti alla persona che risponderà?
- Quali sono gli ostacoli che ti ha posto il “filtro” in passato o immagini ti possa porre? Come puoi superarli?
- Hai definito una strategia alternativa se il decisore fosse occupato, assente o comunque non disponibile?
- Quale vantaggio può ottenere l’interlocutore dalla tua offerta? C’è qualcosa d’interessante che puoi fare per lui/lei e l’azienda? Ti sei chiesto perché dovrebbe ascoltarti e hai trovato una risposta convincente?
Completa il database dei tuoi potenziali clienti con le informazioni raccolte durante le telefonate e lavora costantemente per migliorare e affinare il tuo stile. Se hai dubbi o perplessità scrivici a info@passodue.com, ti daremo i nostri consigli.
Approfondimento
Se hai trovato interessante questo articolo dai un’occhiata all’ultimo post che abbiamo scritto sull’argomento: La telefonata commerciale: i 10 errori da evitare.
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Vorrei sapere le statistiche delle telefonate e delle mail so che ogni 100 chiamate si ha un riscontro positivo…per le mail?? Grazie per la risposta.
Buongiorno Carla! Anche per la nostra esperienza la redemption (riscontri positivi/totale contatti) per un’attività di telemarketing dedicata a fissare appuntamenti è di ca. 2/3%. Questa percentuale aumenta se si tratta di già clienti, se la richiesta è un invito ad un evento o se c’è un argomento particolarmente forte (ad esempio nuove normative o scadenze). Per quanto riguarda la mail invece noi la consigliamo come strumento propedeutico alla successiva telefonata perché i riscontri positivi e proattivi dei potenziali clienti sono quasi trascurabili. Anche in questo caso le cose cambiano in meglio se contattiamo un già cliente. In ogni caso la telefonata successiva rafforza, supporta e completa quanto già anticipato in email.
Buona giornata, Alice