di Alberto Aleo
Non ci si riflette mai abbastanza, ma oggi una delle competenze centrali per manager e professionisti è quella di gestire il tempo, sia personale che del nostro team. Perché? Perché viviamo in un mondo in continua evoluzione, dove si susseguono cambiamenti e colpi di scena che si riversano sul business sotto forma di repentini cambi di direzione, nuovi progetti e riassetti interni. Le nostre vite lavorative diventano quindi turbolente, obbligandoci ad assumere ruoli nuovi, lavorare con persone diverse in contesti e condizioni mutevoli. Ma qual è il segreto di una corretta gestione del tempo? Seguiteci in queste riflessioni…
Non c’è nulla di più certo e immutevole che l’incertezza e il cambiamento.
J. F. Kennedy
Diversi sintomi, diversi mali e diverse cure
Prima di descrivere le tecniche di gestione cerchiamo di capire quali sintomi possono darci un indizio sulla nostra maggiore o minore capacità di controllare il tempo e come ricavarne indicazioni utili a migliorarci.
Gli effetti psicologici indesiderati di un cattivo rapporto con il tempo sono principalmente due: l’ansia e lo stress! Non sono coincidenti, ma originati da comportamenti e situazioni diverse. L’ansia si innesca quando siamo troppo focalizzati su “cosa potrebbe avvenire nel futuro” a causa soprattutto degli “errori e cattive esperienze” che si sono verificati nel passato. In pratica il suo effetto è quello di portarci via dal presente, farci sentire instabili ed insicuri. Come si cura? Ricordando che Il passato non esiste più ed il futuro non ancora, l’unica cosa veramente reale è “qui ed ora”.
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Dal passato possiamo trarre insegnamenti per agire ORA, per il futuro possiamo prendere ADESSO delle decisioni che lo influenzeranno. Entrambi quindi acquistano significato solo in relazione con le azioni che possiamo compiere!
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Lo stress negativo invece è riferito ad uno stato di eccessiva tensione nel presente. Troppo carico di lavoro, troppe responsabilità, compiti che vanno oltre le nostre capacità ecc.. Tenere sotto controllo lo stress non è per nulla facile ma alcuni degli strumenti che elenchiamo sotto, contenuti in molti dei libri dedicati all’argomento (il più noto fra tutti Get Things Done di David Allen) e miscelati con la nostra esperienza personale, potranno esservi utili.
Tensione è chi pensi che dovresti essere. Pace è chi sei.
(Proverbio cinese)
I 6 pilastri della gestione del tempo
Per quanto ci riguarda, una corretta gestione dovrebbe comprendere i seguenti argomenti. Ecco quindi le 6 “P” del Padrone del Tempo:
- Presenza – la capacità di stare nel presente, che è l’unico “luogo” dove possiamo agire e trovare una soluzione ai nostri problemi. Sviluppare questa capacità è utile soprattutto agli ansiosi. Qualche consiglio? Leggete l’articolo Il Coraggio di Cambiare scritto per noi da Serena Calderoni
- Priorità – saper definire i propri obiettivi in modo preciso, che si tratti di traguardi personali o professionali. A questo proposito è vantaggioso leggere il nostro articolo sul definire gli obiettivi
- Pianificazione – dagli obiettivi bisogna saper passare alle azioni e dividere queste in diverse categorie scegliendo se compierle subito, pianificarle o delegarle
- Progettazione – un insieme di azioni fa un progetto. Se organizziamo le nostre azioni in un continuum potremmo identificare le propedeuticità e gestire al meglio impegni e risorse. Se siete molto stressati è uno dei punti da curare con maggior attenzione
- Previsione – Le emergenze capitano, così come le interruzioni e le distrazioni. Se ci capitano spesso però non potremo più trattarle come eccezioni ma… pianificarle! Una buona organizzazione del tempo quindi tiene conto – in anticipo – di sfridi ed inefficienze
- Puntualità – Essere precisi è un indicatore di qualità. L’esercizio della puntualità ci educa a usare correttamente i due strumenti principali della gestione del tempo: orologio e calendario!
Ognuno di questi 6 argomenti meriterebbe molto più spazio. Ciò non toglie che tenerli a mente e conoscerli – all’inizio anche solo superficialmente – ci permetterà di guardare al tempo in modo attivo e non solo reattivo. Sarà più difficile dire a noi stessi e agli altri “non posso farci nulla, non ho tempo” che, per la cronaca, è uno degli alibi più usato per resistere al cambiamento.
A farsi strada in questo mondo sono quelli che dominano le circostanze, le cercano e, se non le trovano, le inventano.
G. B. Shaw
Alla ricerca dell’equilibrio
Un articolo apparso qualche mese fa sul blog di Lauren Bacon rifletteva sulla diversa natura delle attività che ogni giorno compiamo, dividendole in categorie a seconda che siano più o meno connesse ai nostri obiettivi, o a quelli di chi ci sta vicino (capo, coniuge, amico), e alla loro maggiore o minore piacevolezza. Una matrice a 4 quadranti ci aiuta a distinguere tra (Gratificazione) attività gratificanti fatte per noi stessi e piacevoli, (Disciplina) attività che sentiamo di dover fare per raggiungere i nostri obiettivi e a cui ci applichiamo con disciplina, (Aspettativa) quelle che facciamo volentieri per gli altri magari con una certa aspettativa di gratitudine e (Ricompensa) attività faticose che ci vengono imposte dall’esterno da cui attendiamo una ricompensa. Un buon esercizio consiste nel fare una lista delle nostre azioni settimanali per posizionarle sui quadranti della matrice. Sono distribuite omogeneamente? Se no, dovrete provare a riequilibrarne il peso. Come? Togliendo o aggiungendo le attività in modo che nessuna delle 4 categorie ecceda sulle altre.
Quando un uomo siede vicino ad una ragazza carina per un’ora, sembra che sia passato un minuto. Ma fatelo sedere su una stufa accesa per un minuto e gli sembrerà più lungo di qualsiasi ora.
Albert Einstein
Gestire il tempo significa fare efficenza, un concetto più legato alla qualità che alla quantità dei nostri impegni: fare molte cose infatti non è sinonimo per forza di produttività.
Nella nostra vita di consulenti abbiamo visto molti più progetti naufragare a causa di una cattiva gestione del tempo che per mancanza di idee, danaro o altre risorse. Gli errori più comuni sono figli di mancanza di disciplina, super valutazione di sé, disattenzione verso gli altri e… mancanza di tempo. Si perché ci vuol tempo per imparare a gestirlo. Sembra una contraddizione ma non lo è affatto: finché non deciderete di dedicarvi del tempo per guidare la vostra vita al meglio, sarete sempre in affanno!
| partem claram semper aspice |
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[…] di cambiare non aspettate un altro istante per farlo. Volete un consiglio? Partite dal semplice, dalle piccole abitudini quotidiane. Fare in modo nuovo cose che avete sempre fatto vi aiuterà ad assumere un diverso punto di vista e […]
[…] molto sul corretto uso del tempo, di cui abbiamo parlato anche nell’articolo dedicato alla sua gestione recentemente tradotto in inglese. C’è una […]
[…] essa ha bisogno di un luogo specifico in cui essere applicata, di un utilizzo preciso del tempo e di una definizione attenta dei ruoli di coloro che prenderanno parte all’atto […]
[…] avviso conoscere ed evolvere, allargando la propria visione del mondo. La routine è fonte di stress maggiore rispetto al cambiamento: a volte si tratta soltanto di trovare il coraggio di buttarsi in […]
[…] offrire un servizio o un prodotto interessante influirà positivamente sul successo della vostra telefonata […]