di Alice Alessandri e Alberto Aleo
Una delle richieste che più spesso ci sentiamo rivolgere dai partecipanti ai nostri corsi di formazione, è come gestire il tempo in modo più produttivo. Altrettanto spesso, quando spieghiamo il ruolo strategico di alcuni strumenti di marketing pre e post vendita, sento obiettare “se avessi il tempo lo farei…”. Gestire il tempo è, in effetti, uno degli aspetti più importanti di ogni attività di management.
Ma come si fa a gestire il tempo ed aumentare la produttività personale?
Ci sono quattro elementi fondamentali da considerare nella per gestire il tempo in modo ottimale:
- La definizione degli obiettivi
- La loro traduzione in azioni ovvero la pianificazione
- La capacità di delega
- La gestione degli imprevisti o delle emergenze
Per quanto riguarda il primo punto è chiaro che per gestire bene il proprio tempo esso va finalizzato alla realizzazione di un chiaro obiettivo, senza il quale non riusciremmo a definire le priorità riducendoci a trattare tutto come molto importante in base alla contingenza o all’umore del momento.
Chi procede senza obiettivi naviga a vista senza una meta precisa e non c’è bisogno di dire che questa è la condizione peggiore per gestire il tempo correttamente.
Dagli obiettivi, azioni e deleghe
Però gli obiettivi, anche se dichiarati, non bastano da soli ad aiutarci nella gestione dell’agenda. Per essere utili devono diventare operativi cioè trasformasi in azioni programmate e scadenzate nel tempo e articolarsi in sotto obiettivi. È qui che di solito nascono i problemi perché molti di noi, pur procedendo verso una meta nota, non fanno il “punto nave” quindi non sanno dove si trovano rispetto all’arrivo o che azioni fare oggi per giungere in porto domani.
Ancora, chi di noi lavora in squadra e magari ha anche un ruolo di coordinamento, spesso non è in grado di esercitare il dovere/diritto di delega. Le priorità dei suoi uomini diventano quindi le sue priorità, con il risultato di sovraffollare l’agenda. Nella nostra esperienza di coordinamento di squadre di vendita abbiamo notato che l’incapacità di delegare nasce sovente da una cattiva o assente strutturazione e programmazione dei momenti di verifica. Si passa da un eccesso di controllo per cui o la verifica è continua (di fatto quindi annullando la delega) o all’assenza totale di esso perché tanto faccio tutto da solo…
Imparare a concepire i momenti di verifica come puntiformi, definiti quindi nel tempo e nello spazio e strutturati secondo procedure attente, è un primo importante passo per diventare dei bravi “delegatori”.
Urgenze, priorità e programmazione
Nonostante quanto detto qualcuno continuerà ad obiettare “ma io ho continue urgenze o imprevisti da gestire, come posso fare a ottimizzare il tempo?” Bene, prima di tutto riflettiamo sul fatto che se le urgenze o gli imprevisti si verificano spesso vuol dire che esse sono diventate delle prassi e come tali andranno trattate. Se infatti un’anomalia si verifica nella nostra agenda con una certa frequenza, ciò significa o che non si è programmato a sufficienza o, se lo si è fatto, che non abbiamo dato il giusto peso a quell’attività.
Molte emergenze, se adeguatamente analizzate, possono rientrare tranquillamente nell’elenco delle attività programmabili.
Fatto questo primo filtro, resta sempre la possibilità che si generino emergenze vere ed allora come trattarle? La bussola sono sempre gli obiettivi e la loro organizzazione gerarchica. Bisogna porsi la domanda “quanto questa situazione può influire sulla realizzazione del mio obiettivo più importante?” Se faccio il commerciale e sto perdendo un ordine, beh la risposta è semplice! Ma se si tratta di dare spazio ad un’emergenza che forse (non con certezza) potrebbe trasformarsi in un svantaggio, prima di assegnarle massima priorità dovrò analizzarne la coerenza con gli obiettivi strategici e valutare i suoi effetti reali…
Anche la delega è importante nella gestione delle emergenze, perché ad esempio potremmo creare una “piramide gerarchica” delle criticità cui corrisponderanno diversi livelli di responsabilità che ci permetteranno di assorbire l’eccezionale carico di lavoro. I “filtri” che definiscono il grado di emergenza o priorità nell’affrontare il compito devono però essere condivisi e coerenti con la gerarchia degli obiettivi. Spesso invece adottiamo un metro personale nel definire cosa fare prima e non è detto che questo sia il modo corretto di operare per il bene della nostra organizzazione.
Studiare una “gerarchia di criticità” è utile anche per capire cosa, secondo la nostra squadra e non solo secondo il nostro personale punto di vista, è utile affrontare prima.
In conclusione vi consigliamo, nella vostra agenda, di distinguere tra:
- Scadenze, quegli appuntamenti propedeutici o burocratici che se non affrontati in tempo bloccano il flusso di lavoro. Il focus di queste attività non è sul “cosa” ma sul “entro quando”;
- Priorità, legate agli obiettivi. Il focus è sul “cosa far prima di cosa”. Queste attività non sono legate a momenti specifici come le scadenze ma sono da mettere in relazione ad altri compiti;
- Emergenze, sono quegli imprevisti da gestire (o far gestire) in modo prioritario anche rispetto a quanto già programmato. Possono essere focalizzate sul “entro il..” e quindi somigliare alle scadenze, o sul “prima di…” e quindi di fatto costituire nuove priorità. Necessitano di una nuova programmazione dell’agenda dove saranno inserite in base all’importanza strategica e all’approssimarsi della scadenza.
Gestire il tempo in modo efficace è prima di tutto un fatto culturale e poi metodologico. Per essere affrontata correttamente questa attività necessita di un cambio di punto di vista che consiste nell’abbandonare convinzioni e modalità operative magari consolidate negli anni e assumerne di nuove, condivise con la squadra e coerenti con gli obiettivi dell’organizzazione nella quale operiamo.
Convinciamoci che fare tante cose, essere molto impegnati, non significa per forza essere produttivi. La produttività infatti è misurabile solo in funzione della nostra capacità di centrare gli obiettivi assegnati nel tempo indicato.
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Molto interessante… hai centrato 4 punti veramente fondamentali per gestire il tempo nella maniera migliore. Quello che io ho trovato utile è una buona pianificazione abbinata a una giusta scala delle priorità. Fare prima le cose più importanti ma tenendosi entro i tempi stabiliti. Non è facile, le prime volte si dovranno fare degli aggiustamenti fino a che si trova la giusta soluzione e si risparmia molto tempo.
Sono abbastanza d’accordo sulla gestione del tempo ma farei alcune personali precisazioni:
1) Essere in grado di gestire al meglio il tempo nella nostra attività lavorativa comporta spesso delle rinunce che attengono alla sfera personale affettiva e familiare. Non tutti hanno il carattere ed il carisma per poter gestire nel migliore dei modi entrambi;
2) Molto spesso, presi dalla eccessiva euforia, si finisce per porsi degli obiettivi molto ambiziosi e difficili da realizzare. Per raggiungere un obiettivo ambizioso dobbiamo scomporre la sua complessità, in obiettivi secondari, che assemblati insieme, ci permettano di raggiungere quello complesso;
3) Non sempre le persone che operano in questo settore, si rendono conto che doti di costanza e rispetto delle attività schedulate nella settimana e nel mese, sono condizioni irrinunciabili al perseguimento degli obiettivi prefissati. A volte capita di farsi distrarre dal proprio “quotidiano” e ciò inevitabilmente comporta una flessione nelle performance lavorative e motivazionali;
4) Le figure con maggiori responsabilità che gestiscono gruppi di lavoro, a volte sottovalutano l’importanza di staccare la spina, di ricavare delle pause necessarie all’interno della settimana per ricaricare le batterie;
5) Assillati dalla necessità di perseguire la produzione, non si dedica il giusto tempo alla preparazione del programma e delle azioni necessarie e propedeutiche al suo raggiungimento;
6) Non si eseguono verifiche sugli step delle attività in essere per controllare che tutto proceda nel migliore dei modi e nel rispetto dei tempi prefissati.
Bell’articolo, rappresenta in modo chiaro e semplice come gestire le cose in base al livello di importanza e di urgenza….come insegna Covey. Grazie!
[…] fattore critico che spesso ci induce in errori è il tempo, o meglio, la fretta cioè il desiderio o la necessità di “incassare subito” l’investimento […]