Come riconoscere e gestire i “furti di tempo”

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di Alice Alessandri e Alberto Aleo

È finalmente venerdì di una settimana durissima, stai uscendo dall’ufficio e tutta la stanchezza che senti sta per trasformarsi in euforia. Proprio mentre pregusti l’imminente e agognato weekend, ecco che incroci il tuo capo nel corridoio. Ti saluta con un ghigno che conosci fin troppo bene ed aggiunge “hai un minutino?” poi parte con una serie di complimenti che, anche se ti fanno piacere, ti insospettiscono facendoti presagire qualche strana sorpresa. Ed infatti, il “volpone” ti appioppa la redazione di un report che, chiaramente, deve essere pronto per la riunione di lunedì mattina. Mentre dici addio al fine settimana, dentro di te esplode la frustrazione, cui non puoi neanche dare pieno sfogo visto che il tuo capo continua a dire frasi come “ma dai tu che sei bravo ci starai pochissimo a completarlo, d’altronde qui dentro non c’è nessuno esperto come te”. 

Se anche voi vi siete trovati in una situazione analoga, sappiate che quello che abbiamo appena descritto è un furto di tempo, perfezionato da un abile ladro. Capita a tutti noi di restare vittima di questi “efferati” episodi, non sempre imputabili a responsabili o capi ma anche a persone qualunque e frutto di errate abitudini. Impariamo allora a riconoscere e gestire tutto ciò che ci ruba il tempo accorciando le nostre esistenze!

Le diverse tipologie di “furti del tempo”

Diciamocelo, chi ruba il tempo sottrae momenti alla nostra vita: è questa la ragione per la quale è così odioso quando incrociamo qualcosa o qualcuno che agisce in veste di ladro del tempo.

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Il tempo è una “merce scarsa”, non rinnovabile e quindi preziosissima che deve essere protetta.

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In che modo? Prima di tutto diventando maggiormente consapevoli di chi o cosa può rubarcelo. 

Secondo noi esistono 3 macro tipi di furti del tempo, eccoli qui elencati:

• Furti del tempo ambientali, sono dovuti ad ostacoli o situazioni congiunturali legati appunto all’ambiente o allo spazio. Un esempio in ambito lavorativo può essere la distanza eccessiva tra due uffici che però lavorano insieme. Tale circostanza crea tempi morti che potrebbero essere risparmiati.
• Furti del tempo sociali o culturali, sono quelle abitudini, modi di fare stratificati, che di fatto impediscono una efficiente gestione del tempo. In questa tipologia possono essere inserite tutte le situazioni in cui ci sentiamo ripetere “abbiamo sempre fatto così” nonostante l’evidente rallentamento.
• Furti del tempo personali, in questo caso siamo in presenza di individui che con i loro comportamenti rovinano le nostre giornate. Ne parleremo diffusamente nei prossimi paragrafi.

Cosa fare una volta identificata al tipologia di furto del tempo? Nei primi due casi la risposta è teoricamente semplice, provare a cambiare le cose! In pratica però modificare l’ambiente o variare un’abitudine consolidata potrebbe risultare più complesso del previsto.

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Il nostro consiglio è quello di convincere colleghi e capi ad “investire” nel cambiamento numeri alla mano, cioè quantificando i risparmi ottenibili grazie alla rinnovata efficienza.

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Questa quantificazione è possibile dopo aver fatto delle prove, cioè aver sperimentato cosa succede una volta rimosso l’ostacolo o cambiato il comportamento attraverso dei test. 

E i furti perorati da persone? A quelli dedichiamo il prossimo paragrafo!

L’identikit del ladro di tempo

La letteratura di management ha individuato diverse tipologie di comportamenti che rallentano il raggiungimento dell’efficienza, impedendo la corretta pianificazione, facendo saltare le priorità e generando una serie ininterrotta di emergenze. Tali atteggiamenti sono riconducibili, a nostro avviso, a 4 macro tipologie che per semplicità abbiamo voluto rappresentare in forma di personaggi.

Andiamo quindi a conoscere insieme questi “loschi figuri” ovvero i ladri di tempo:

• Il socievole, come dice il nome stesso, è una persona piacevole, che ha bisogno di relazionarsi e sentirsi accolta. Ci coinvolge nelle sue argomentazioni e desidera essere ascoltato. Quando tentiamo di interromperlo rischiamo di offenderlo e farlo sentire rifiutato, per questo ci ingaggia in lunghissime conversazioni, dilata le pause caffè, facendoci dimenticare tutti gli impegni.
• Il furbo, ci lusinga facendoci sentire importanti e proprio per questo ci appioppa degli incarichi, oppure fa valere il suo potere minacciando, più o meno velatamente, conseguenze se non agiamo secondo le sue priorità e i suoi tempi. Insomma fa in modo che i suoi obiettivi si sostituiscano ai nostri.
• L’ansioso, è una persona che vive in perenne emergenza, per lui tutto è importante e prioritario. Cerca, il più delle volte con successo, di attaccarci le sue ansie e le sue paure. È insistente e non aspetta il suo turno per parlare, perché vive ogni cosa con un senso di pericolo ed emergenza. A volte l’unico modo di placarlo è dargli attenzione ignorando quello che avevamo da fare.
• Il sordo, è colui che ha molte cose da dire e non ascolta o non recepisce le nostre esigenze. Talmente concentrato su di sé, può andare avanti a parlare anche senza che nessuno lo ascolti. Sono persone non interessate all’opinione e alle priorità degli altri, vanno dritte per la loro strada, continuando a ripetere le richieste fino a che – per stanchezza – non si finisce per accontentarle.

Se queste descrizioni vi hanno strappato un sorriso, sappiate che c’è davvero poco da stare allegri perché, almeno una volta, ognuno di noi non solo ha incontrato uno di questi personaggi ma ne ha anche incarnato il ruolo! Magari inconsapevolmente, saremo stati sordi alle esigenze temporali di qualcuno, manipolativi come un furbo o ancora talmente in ansia da non sentire ragioni trattando come emergenza qualcosa che invece non lo era. La domanda allora è come riuscire a tutelarsi dai furti di tempo?

Le strategie “antifurto” del tempo

La prima cosa da fare per definire una strategia efficace è partire dall’analisi. Cercate quindi di identificare se il furto di tempo che state subendo è ambientale, imputabile quindi al contesto, sociale cioè frutto di abitudini, oppure personale quindi ha un nome ed un cognome.

Delle prime due situazioni abbiamo accennato nel primo paragrafo, se vi trovate nell’ultimo caso ciò che dovrete fare dipende dalla tipologia di “ladro”. Ecco quindi qualche consiglio mirato.

Il socievole si attiva se voi gli fate da sponda, questo significa che per disinnescarne il danno sarà necessario dare segnali di chiusura (rimanere in piedi, rivolgere il corpo verso l’uscita, evitare lo sguardo diretto, ecc…), manifestargli la nostra fretta, asciugare le conversazioni e mai, proprio mai, rivolgergli domande aperte che favoriscano il dialogo. Non pensiate che sia necessario essere scortesi, basta fare tutto ciò con il sorriso e spiegando le ragioni per le quali non vi è possibile passare tempo insieme in quel momento.

Il furbo spesso ha obiettivi occulti che non ci vuole svelare, ma che se manifestati chiaramente potrebbero favorire un accordo che rispetti le agende di entrambi. Il nostro consiglio quindi è di scoprirgli le carte, chiedendogli di esprimere direttamente cosa vuole da voi. In caso di velate minacce, verificate se è davvero intenzionato a punirvi o comunque se ciò che paventa si realizzerà, in molti casi chi scende a questo livello ha meno potere di quello che vuol farvi credere. Se è il vostro capo a circuirvi con furbizia, fatevi spiegare in modo puntuale quali sono le nuove priorità e chiarite se la sovrapposizione tra ciò che vi chiede e la tabella di marcia precedente creerà inefficienze. 

L’ansioso è spesso un credulone, che abbocca ad ogni segno di allarme senza accertarsi della reale consistenza delle informazioni, anzi spesso drammatizzandole. Il nostro consiglio quindi è di verificare insieme se quell’emergenza è davvero tale oppure si tratta di una fake news. Essendo persone che tendono a vedere gli aspetti negativi, caratterizzate da una viva immaginazione viziata però da pessimismo, gli appartenenti a questa categoria sviluppano un punto di vista esageratamente catastrofista a cui, al fine di non farsi contagiare, è utile opporre evidenze reali e pragmatismo.

Se è vero che “non c’è peggior sordo di chi non vuol sentire”, le persone che appartengono a questa categoria sono spesso i ladri di tempo più coriacei perché immuni ad ogni tentativo di arginarli. Distaccati come sono dagli input che gli arrivano dall’esterno, non si accorgeranno quando proverete ad interromperli o obiettare qualcosa. Se esiste una possibilità di arginare le loro esigenze, stopparne i monologhi, fermare le loro incessanti e reiterate richieste, è farlo subito ancor prima che abbiano aperto bocca. Potete fare ricorso alla vostra assertività l’unica capacità che vi permetterà di dir loro di no, concordando semmai un altro momento per ascoltarli.

Lo schema che trovate in figura riassume quello che ci siamo detti.

Se tutto questo non dovesse funzionare provate ad acquistare una capsula del tempo dove chiudervi dentro, oppure una Delorean come quella di Ritorno al Futuro se sapete dove le vendono ancora :)

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