Vuoi che le tue email vengano lette? Come scrivere le email commerciali

di Alice Alessandri

Nota della redazione: la prima versione di questo articolo risale al 2014. Abbiamo aggiornato e approfondito i contenuti, oggi più che mai attuali anche a causa della particolare situazione di mercato che stiamo vivendo. Le condizioni di lavoro odierne costringono ad operare a distanza usando le email per trovare nuovi clienti e gestire quelli già acquisiti. In questa nuova versione troverete molti link che vi consentiranno di scendere più in verticale sui temi trattati ed un esercizio per individuare i principali errori da correggere.

Tra gli argomenti che trattiamo in aula quello relativo alla scrittura di email commerciali viene solitamente accolto con tanta curiosità e grandi aspettative: molti, infatti, si chiedono come costruire messaggi che si facciano notare tra le decine che si ricevono ogni giorno. Una buona email non si improvvisa, soprattutto se si tratta di un primo tentativo per agganciare un cliente potenziale che magari ancora non ci conosce. Ecco dunque i nostri consigli per scrivere email interessanti.

Tenendo presente tutte le indicazioni fornite nell’articolo come comunicare efficacemente in email, ricordatevi che prima di tutto è necessario conoscere l’indirizzo esatto del destinatario con cui volete entrare in contatto. Scrivere ad una casella di posta generica o a qualcuno che non può decidere è praticamente inutile. Fate quindi una ricerca preliminare su LinkedIn o altri canali in modo da procurarvi questa informazione. Se vi può essere utile rileggete il nostro articolo dedicato al New Business.

Foto di Brett Jordan su Unsplash

Venendo all’oggetto, scrivere una frase efficace è una vera e propria sfida da copywriter. Esistono molte teorie di marketing sull’argomento, da quelle che predicano di inserire già la promessa commerciale (Es. “Ti aiutiamo a fatturare di più”) fino a chi suggerisce di incuriosire con messaggi criptici che facciano venir voglia di leggere il messaggio (Es. “Scopri il più potente strumento di marketing mai creato”).

Noi ti consigliamo la franchezza e la semplicità, che sono sempre apprezzate. Meglio quindi scrivere qualcosa come “Appuntamento Passodue-Azienda X” o fare un sintetico riferimento al contenuto del testo che seguirà. Nel compilare il campo oggetto fate in modo che contenga un messaggio positivo dunque evitate frasi costruite con i “non” o immagini che facciano leva sulla paura. A volte può essere efficace rivolgere nell’oggetto una domanda aperta, la cui risposta sarà contenuta nel testo successivo. Non abusatene ma tenetene conto: d’altronde se state leggendo questo articolo la “tecnica della domanda” un po’ ha funzionato anche su di voi! Parlare di “offerta” o “vendita” già nell’oggetto può invece essere prematuro, perché ciò a cui in effetti serve un’email commerciale non è vendere o fare un preventivo, bensì attivare un contatto finalizzato ad un incontro dopo il quale sarà possibile fare un’offerta e quindi vendere qualcosa. Perché allora anticipare i tempi mettendo pressione su chi legge?

Per quanto riguarda il contenuto suggerisco di impostare le email commerciali usando una struttura semplice e lineare, evitando contenuti standardizzati! Avete capito bene, se volete essere davvero efficaci, ogni volta dovrete personalizzare queste 3 sezioni:

1. chi sono;
2. cosa posso fare per te;
3. quale sarà il passo successivo da compiere insieme.

1. Chi sono

Come prima cosa presentatevi con chiarezza, precisione e sintesi. In una, massimo due frasi, spiegate di cosa vi occupate, per conto di chi e come. Evitate espressioni facilmente smentibili tipo “leader di mercato”, termini generici come “prodotti di qualità” o “personale qualificato”; cercate invece nella vostra storia, nei vostri valori e nelle modalità che avete scelto per svolgere il lavoro, qualcosa di unico e speciale che vi rende diversi dagli altri e che possa attrarre l’interlocutore.

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Vi consiglio anche di evitare un linguaggio troppo pomposo e formale, farcito di titoli e blasoni: siate diretti ma asciutti per non dare l’impressione di “tirarvela” troppo o di essere dei “tuttologi”.

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2. Cosa posso fare per te

Siamo nel cuore della email commerciale e dobbiamo spiegare con precisione due aspetti: perché scriviamo proprio a lui/lei e cosa possiamo fare per lui/lei. Fate capire al potenziale cliente che avete studiato e riflettuto prima di scrivere esplicitando perché avete deciso di inviare il vostro messaggio proprio a lui e alla sua azienda: ditelo chiaramente, comunicando ancora una volta in modo diretto e personale.

“Le scrivo per mettere a disposizione della vostra azienda la nostra esperienza in termini di … a fronte della vostra attività nel settore …”

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In questa parte del messaggio ci giochiamo l’opportunità di interessare e coinvolgere chi legge, l’unico strumento che abbiamo per farlo è mettendo in primo piano il destinatario, dichiarando esplicitamente cosa possiamo fare per lui.

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Photo by Nick Fewings on Unsplash

Prima di iniziare a scrivere vi invito a definire con precisione l’obiettivo che volete raggiungere con l’email commerciale: fissare un appuntamento, invitare ad un evento, presentare una promozione, ecc.. Questa chiarezza d’intenti verrà esplicitata dichiarando espressamente quali vantaggi ha chi legge nel concedervi un incontro, partecipare all’evento, sfruttare la promozione e così via.

Più informazioni sarete riusciti a raccogliere sul potenziale cliente, meglio scriverete il messaggio, personalizzando con vantaggi diretti e specifici per il vostro interlocutore.

Photo by Vladislav Klapin on Unsplash

3. Qual è il passo successivo da compiere insieme

Evitate di congedarvi utilizzando obsolete e poco incisive formule di saluto come “Rimango in attesa di un Suo cortese riscontro” vi suggerisco invece di prendere il controllo della relazione dichiarando cosa farete dopo l’invio della email commerciale scrivendo ad esempio: 

“La contatterò nei prossimi giorni per avere conferma della sua partecipazione…”

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Chiedete al vostro interlocutore solo cose specifiche e scadenzabili: telefonata, invito evento, appuntamento.

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Non ingaggiatelo con richieste generiche in cui non si capisce chi farà cosa e quando, bensì cogliete l’occasione per preparare il prossimo ricontatto.

Ricordatevi che nell’ottica della Vendita Etica le email di per sé non vendono, sono solo uno strumento per uscire dall’indifferenza del cliente e iniziare ad abbassare la sua diffidenza. Una buona email ha quindi un pre, che ci servirà per studiare l’interlocutore, raccogliere il suo indirizzo e comprendere gli aspetti cui può essere interessato, ed un post in cui proveremo a ricontattarlo – magari usando il telefono – oppure lo incontreremo per iniziare la vera e propria negoziazione commerciale.

Esercizio

Rendi efficaci tue email commerciali

Se hai già scritto delle email commerciali prova ad analizzarle, ed eventualmente correggerle, usando questa check-list. Se invece stai affrontando il tema per la prima volta, butta giù il testo che vorresti inviare e poi verificalo punto per punto.

Pre

1. Hai l’indirizzo email e conosci il ruolo della persona con cui vuoi parlare? Dove li puoi trovare?
2. Hai chiaro in mente l’obiettivo per cui scrivi? Vuoi anticipare una telefonata, chiedere un incontro o presentare qualcosa?
3. Ti sei fatto un’idea di cosa il destinatario potrebbe trovare utile nella tua proposta? Quali caratteristiche della tua offerta possono trasformarsi in vantaggi per lui/lei?

Messaggio

1. Come hai costruito l’oggetto della tua email? Rileggendo la frase che hai scritto ti sembra troppo “markettara” o è semplice e diretta? Verifica gli oggetti delle email commerciali che hai ricevuto come destinatario e che ti hanno convinto ad aprire il messaggio: prendi ispirazione.
2. Hai diviso il corpo del testo nei tre paragrafi “chi sono”, “cosa posso fare” e “qual è il passo successivo”? Cura che i vantaggi siano espressi in modo chiaro.
3. Qual è la lunghezza rispettiva dei 3 paragrafi? Assicurati che tutta l’email non vada oltre le 200 parole, con la parte “cosa posso fare” più corposa delle altre.

Post

1. È chiaro a te e al tuo interlocutore cosa avverrà dopo l’invio di questa email?
2. Hai scelto quanto tempo far passare prima dell’azione successiva?
3. Ti sei preparato un obiettivo di ricaduta nel caos in cui non fosse possibile raggiungere il tuo scopo iniziale?

Se hai dubbi o perplessità scrivici a info@passodue.com, ti daremo i nostri consigli.

Approfondimento

Se hai trovato interessante questo articolo dai un’occhiata all’ultimo post che abbiamo scritto sull’argomento: Scrivere e-mail efficaci: i dieci errori da evitare.

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