Rapporto con il tempo: 10 consigli per migliorarlo

di Alice Alessandri e Alberto Aleo

Quanto volte ci è capitato di essere in ritardo, di pensare che alcune giornate dovrebbero durare più di 24 ore o di invidiare quel conoscente che sembra sempre sereno, puntuale e con una vita in ordine pur facendo mille cose? Il rapporto con il tempo è davvero uno degli aspetti più personali che caratterizzano le nostre vite.

Alcuni di noi sono dotati di un talento naturale che gli consente di vivere con tranquillità la relazione con lancette e agende, altri non possono fare a meno di arrivare sempre lunghi, stanchi o stressati. Viaggiando abbiamo avuto la conferma che noi italiani siamo uno dei popoli che più di altri ha bisogno di migliorare il proprio rapporto con il tempo. Dietro la tanto sbandierata “bella vita” che si fa in Italia, infatti, si cela l’abitudine di molti a far tardi in ufficio, non essere puntuali appellandosi al famoso “quarto d’ora accademico” e tante altre “tradizioni” nostrane simbolo di una cattiva gestione del tempo che poi paghiamo in termini di efficienza.

In questi anni abbiamo raccolto esperienze e consigli di chi riesce ad essere produttivo e puntuale, bilanciando bene vita privata e professionale a tutto vantaggio di serenità e buone relazioni.

Come migliorare il proprio rapporto con il tempo

Ecco dunque 10 punti che condensano quello che abbiamo imparato e ora insegniamo nei nostri corsi di time management.

1. Definire meglio gli obiettivi e renderli stabili

Chi ha un buon rapporto con il tempo ha chiari i propri obiettivi, perché li ha definiti in modo preciso secondo i parametri per la loro corretta costruzione. Senza sapere dove vogliamo arrivare non è possibile applicare alcuna strategia di miglioramento del proprio rapporto con il tempo: sarebbe come correre una gara non sapendo dove sia il traguardo. Gli errori più comuni sono non darsi scadenze chiare, cambiare in continuazione le priorità, mettere in conflitto più obiettivi o darsene troppi.

2. Distinguere tra obiettivi e azioni

Sembrerà strano ma non tutti sanno distinguere tra questi due elementi così importanti per la gestione del tempo. Un obiettivo definisce il risultato, il cosa vogliamo ottenere, un’azione il come vogliamo riuscirci. Molte volte ci si dimentica la ragione di quello che stiamo facendo, fino al punto che lo scopo diventa quello di non cambiare. Chi gestisce bene il tempo sa che bisogna essere rigidi nel mantenere il focus verso gli obiettivi ma flessibili nel modo di arrivare al traguardo, pena il non arrivarci in tempo o il non arrivarci del tutto. La frase emblema di chi deve migliorare su questo punto è “abbiamo sempre fatto così”.

3. Imparare a procrastinare e/o a anticipare

Due suggerimenti solo apparentemente opposti che però parlano entrambi della ricerca di equilibrio nel proprio rapporto con il tempo. Chi anticipa troppo o troppo spesso, corre il rischio di agire senza aver abbastanza esperienza o sufficienti dati a disposizione, finendo per essere inefficiente o vedersi costretto a rifare. Chi, al contrario, aspetta sempre e comunque l’ultimo minuto per agire, rischia di non calcolare bene i tempi di esecuzione delle attività creando in se stesso e negli altri forti tensioni e compromettendo la qualità dei risultati. Errore tipico? Usare nelle proprie giornate il metodo last-in/first-out o, al contrario, first-in/first-out senza le opportune valutazioni sulle priorità da assegnare.

4. Saper dire di no

Se avete un atteggiamento passivo, se sacrificate le vostre priorità per quelle degli altri pur di non scontentarli, certamente il vostro rapporto con il tempo è da migliorare. Dire di no non vuol dire rovinare le relazioni, sopratutto se questo no è motivato e vengono offerte delle alternative. Potreste, ad esempio, aggiungere “non adesso” programmando già un momento successivo per fare quanto richiesto. Se volete allenarvi potete leggere l’articolo che abbiamo dedicato a questo argomento che trovate qui ricordandovi che è “meglio arrossire subito dicendo un no che impallidire domani per non aver fatto quanto promesso”.

5. Tenere a bada l’ansia

L’ansia è una grande nemica quando cerchiamo di costruire un giusto rapporto con il tempo. Essa ci fa immaginare un futuro difficile, più complesso di quello che poi realmente sarà, suggerendoci per questo azioni preparatorie eccessive, in altri casi demotivandoci dall’agire o rendendoci aggressivi. Come contrastarla? Prendete un foglio e, ad inizio giornata, scrivete tutto quello che vi crea ansia. Quando la sera rientrate a casa rileggete l’elenco. Siamo certi che almeno la metà di quello che ci troverete descrive situazioni che non si sono realizzate o che avete risolto in molto più semplice di quello che avevate immaginato. Errore tipico degli ansiosi è quello di diffidare degli ottimisti, pensando che siano ingenui eppure molti di loro hanno un buon rapporto con il tempo.

6. Lasciare qualche conto aperto con il passato

Tra tutte le dimensioni temporali, il rapporto di ciascuno di noi con il proprio passato è forse uno dei più complessi. La cattiva relazione con ciò che è stato genera stress perché spesso la voglia di mettere a posto quello che è rimasto indietro ci distrae dal “qui e ora” facendoci abbandonare le cose da fare nel presente. Se ieri, ad esempio, avevate promesso ad un collega di dargli una mano ma non ci siete riusciti, oggi potreste essere tentati di infilare a forza questo impegno nella vostra giornata già piena, pur di mantener fede alla parola data, mandando però nel caos anche questo giorno e accumulando ritardi su ritardi. Come rimediare allora? Chiamate il collega scusandovi, fissate un appuntamento preciso per incontrarvi prossimamente e poi andate avanti con gli impegni senza cedere alla tentazione di dimostrarvi onnipotenti o sempre perfetti.

7. Distinguere tra importanza e urgenza

Eisenhower insegnava alle sue truppe che ciò che è importante spesso non è urgente e viceversa. Cosa intendeva? Che se qualcosa è davvero importante, cioè vitale per i nostri obiettivi, difficilmente scivolerà allo stadio di urgenza correndo il rischio di sfuggirci di mano perché ci saremo opportunamente programmati. L’urgenza è qualcosa da fare subito mentre l’importanza definisce un’azione che ci avvicina al traguardo. Credere che i due termini siano sinonimi è un errore capitale nel time management. Chiedetevi allora: “quante urgenze a cui sto lavorando sono davvero importanti?”

8. Pianificare le emergenze

Se lavorate in un pronto soccorso certamente avete qualcosa da insegnare a chi deve migliorare il proprio rapporto con il tempo e a chi crede di vivere immerso nelle emergenze. L’emergenza è qualcosa di importante che rende immediatamente necessario il nostro intervento e ha una natura improvvisa e non pianificabile. Le emergenze non sono tutte uguali, come ci insegnano i codici del pronto soccorso appunto. Dobbiamo inoltre tenere conto del fatto che se è vero che non sappiamo quando si presenteranno, sappiamo che inevitabilmente lo faranno perché le nostre vite non filano sempre dritte. Allora cosa fare? Lascare degli spazi aperti/vuoti nelle nostre giornate utili a compensare ritardi e contrattempi.

9. Parlare di tempo in modo preciso

Saper gestire bene il tempo è un fatto anche culturale, come abbiamo accennato all’inizio di questo articolo. Molte lingue ad esempio hanno diversi tempi verbali, molti di più di quelli usati in Italiano, per definire con accuratezza quando si è svolta o si svolgerà un’azione, se sarà continuativa o si interromperà. Usare un linguaggio di precisione – parlando in termini di ore, giorni, date, durate, scadenze, … –  aiuta a comprendersi e a non fare errori nella comunicazione e gestione di impegni e appuntamenti, favorendo puntualità ed educando al rispetto del tempo proprio e altrui. Errore tipico dire frasi come “lo faccio il prima possibile”, “mi serve per ieri”, “guardaci al più presto”.

10. Essere presenti a se stessi

Lo abbiamo lasciato per ultimo ma forse è questo il punto più importante. Se vivete le vostre giornate con la testa altrove, distratti, assenti, non sarete mai in grado di pianificare correttamente e far fruttare ogni attimo della vostra vita. Dove siamo con la mente mentre guidiamo, mentre ascoltiamo un collega che ci parla o un cliente che ci spiega la sua esigenza, quante volte ci interrompiamo aprendo i Social mentre stiamo preparando una relazione?

Il corpo è presente ma troppo spesso la testa è piena di pensieri diversi che ci distraggono staccandoci dal presente. Riportare mente, corpo e cuore nel qui ed ora significa lavorare su se stessi usando strumenti come la mindfulness che ci aiuta a ritrovare calma ed efficienza in ogni ambito, anche quello lavorativo.

La vita si misura in ore per questo migliorare il rapporto con il tempo significa anche rendere migliori le nostre esistenze!

La cattiva notizia è che il tempo vola. La buona notizia è che sei il pilota.
(Michael Althsuler)

| partem claram semper aspice |

In anteprima foto di K HOWARD su Unsplash