I 10 errori da evitare quando si lavora in gruppo

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di Alice Alessandri e Alberto Aleo     |   10 minuti di lettura.

Lavorare bene in gruppo è un’abilità imprescindibile per il successo di ogni organizzazione. Per saper lavorare in gruppo bisogna accettare l’altro, comunicare efficacemente, sviluppare pro-attività e tanto ancora. Soprattutto è necessario focalizzarsi costantemente sulla propria evoluzione, avventurandosi fuori dalla comfort zone che, se da un lato ci protegge, dall’altro ci limita. 

In questo articolo rifletteremo su come gestire al meglio la relazione tra le diverse persone del team, prendendo consapevolezza degli errori più frequenti in cui può inciampare chi lavora in gruppo e delle tecniche per evitarli.

Ricordate che siamo tutti parte di un team a prescindere dai ruoli visto che la leadership – al meno come la intendiamo qui in Passodue – è sempre a servizio del gruppo e non viceversa.

Errore 1. “Perdere la consapevolezza di essere parte di una squadra”. 

Sembrerà assurdo, ma moltissime persone non hanno consapevolezza di far parte di una squadra, anche se effettivamente è così. Si occupano strettamente di ciò che concerne la loro funzione, senza porsi il problema di ciò che viene prima e dopo nella catena del valore di cui fanno parte. Per favorire la cultura del lavoro di gruppo e della squadra è utile trovare momenti per allinearsi e socializzare con i colleghi; un team si regge anche sui riti condivisi, l’abitudine a stare insieme e la frequentazione.

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– Learning 1 –

Apri la mente e gli occhi all’intero processo in cui sei immerso. Coltiva le relazioni con gli altri membri della catena del valore, nella consapevolezza che il successo di ciò che fai è correlato anche alla loro attività.

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Errore 2. “Non conoscere con chiarezza i ruoli all’interno del gruppo”.

In molte organizzazioni i ruoli e le responsabilità non sono chiarissimi. Certamente la complessità e la velocità dei mercati moderni, gli stilemi della new economy hanno ibridato e modificato gli organigrammi aziendali, imponendo una fluidità che per certi versi è anche sana. Questo però non deve sconfinare nella confusione, una condizione che porta con sé due conseguenze pericolose: la de-responsabilizzazione e l’autogestione anarchica. Anche se siete la più giovane delle start-up e odiate le gerarchie, vi consigliamo – almeno per i progetti più importanti – di chiarire ruoli e responsabilità. Fare ordine non significa per forza irrigidirsi, ma dare la possibilità alle persone di concentrarsi sulla loro funzione mettendole in condizione di lavorare al meglio con tutti.

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– Learning 2 –

Se non ti sono chiari ruoli e responsabilità, a cominciare da quelli che ricopri, chiarisci e chiedi. Una volta capito su cosa concentrarti, comprendi anche le funzioni degli altri membri del team così da avere un quadro completo.

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Errore 3. “Non avere o non conoscere l’obiettivo condiviso”.

Analogamente al punto precedente, in molte aziende ci si dimentica di settare obiettivi chiari, condivisi e condivisibili. Fornire un obiettivo chiaro è uno dei modi più efficaci per allineare la squadra, anticipare e arginare eventuali difficoltà, verificare nel tempo l’efficacia delle azioni innescando una spirale evolutiva. 

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– Learning 3 –

Fai domande rispetto agli scopi e agli obiettivi del tuo lavoro o del progetto in cui sei coinvolto. Una volta chiarito il traguardo potrai scegliere le azioni più corrette per realizzarlo e prevedere dei momenti di verifica intermedi.

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Errore 4. “Non fare riunioni o farne troppe”.

Un gruppo si nutre di momenti trascorsi insieme. Questi servono a stimolare lo spirito di squadra, condividere gli obiettivi, fare il punto dei risultati e molto altro. Le riunioni sono quindi necessarie per lavorare in gruppo ma attenzione a sostituire il “tempo del fare” con il “tempo del comunicare” esagerando con gli incontri. Oltretutto le riunioni dovrebbero avere sempre un obiettivo coerente con gli scopi del team e non, come spesso succede, includere ordini del giorno ampissimi o addirittura contraddittori.

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– Learning 4 –

Chiedi di pianificare dei momenti di squadra per allinearti con i colleghi, selezionando con cura quando, cosa e a chi comunicare. Ricordati che la riunione è un preciso strumento di lavoro, non un passe-partout che va bene per qualsiasi occasione. 

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Errore 5. “Non dirsi le cose per quieto vivere”.

Il feedback è alla base di ogni buona comunicazione: aiuta a migliorarsi e crescere. Per questo è importante offrire un riscontro ai colleghi anche quando questo è negativo o si tratta di una vera e propria critica. È importante non soltanto dare voce ai propri pensieri con rispetto, ma anche accettare che gli altri facciano lo stesso nei nostri confronti, aiutandoli ad esprimersi in un modo costruttivo.

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– Learning 5 –

Accetta le critiche, non soltanto quando sei tu a farle. Anche da un feedback negativo, se ben strutturato, si può imparare tanto. Se qualcuno è troppo diretto o rischia di essere offensivo aiutalo a migliorarsi senza zittirlo. 

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Errore 6. “Essere refrattari al cambiamento”.

Il lavoro di gruppo talvolta ha lo scopo di mandare avanti progetti o centrare obiettivi che comportano un cambiamento. Adottare uno spirito innovativo, propositivo e coraggioso è quindi fondamentale per dare un contributo costruttivo. Eppure molti approcciano con pregiudizi questi temi, ponendosi come censori di ogni iniziativa. Frasi tipo “abbiamo sempre fatto così” oppure “si sa già che non funzionerà” sono dei veri e propri killer per lo spirito di squadra.

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– Learning 6 –

Lascia a casa i pregiudizi quando lavori insieme alla tua squadra. Ascolta fino in fondo prima di giudicare, proponi test e sperimentazioni per verificare la validità di un’idea. Sostituisci i tuoi “ma” e “però” con “e se provassimo …”

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Errore 7. “Non gestire il tempo”.

Secondo la nostra esperienza gran parte dei lavori di gruppo naufragano a causa della cattiva gestione del tempo; sessioni di lavoro troppo lunghe o mal schedulate, ritmi eccessivamente blandi o accelerati creano tensioni e non portano al risultato. Attenzione anche ad usare il tempo come alibi: la frase “non ho avuto tempo” è davvero controproducente all’interno del gruppo di lavoro perché trasmette l’idea che gli obiettivi della squadra non siano una priorità. 

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– Learning 7 –

Rispetta e chiedi di rispettare i ritmi del lavoro di squadra. Concordate scadenze chiare e impegni temporali precisi senza imporli in modo tirannico. Ogni persona ha infatti il suo senso del tempo e il suo passo: lavorare in squadra significa accordarsi con flessibilità. 

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Errore 8. “Accusare o giudicare il lavoro degli altri”.

Seppure la definizione di ruoli e responsabilità sia importante, bisogna ricordarsi che la squadra nasce per supportarsi nel raggiungere una meta condivisa, non per controllarsi e accusarsi a vicenda. La buona riuscita del lavoro di gruppo è un mix di procedure precise e buone relazioni. Quest’ultime sono compromesse ogni qual volta si frappone tra noi e gli altri il giudizio. Nessuno può arrogarsi il diritto di puntare il dito contro l’altro e nessuno può pensare che un problema della squadra non sia anche un suo problema.

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– Learning 8 –

Assumi un comportamento pro-attivo e prima di mettere in discussione gli altri prova a chiederti cosa puoi fare per aiutarli. Avvicinati alle difficoltà invece che allontanartene, diventando parte della soluzione anche se non hai generato il problema.

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Errore 9. “Fare squadra solo con le persone che ci piacciono”.

Il lavoro di gruppo è un’occasione di crescita, per questo dovremmo sfidarci collaborando con coloro che sentiamo distanti. Facendolo potremmo scoprire che i nostri pregiudizi su quel collega erano sbagliati e che, anzi, le sue diversità possono esserci molto utili. Fare schieramenti interni o addirittura porsi come contro leader è davvero poco costruttivo.

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– Learning 9 –
Accetta le diversità ed evita di incappare nel meccanismo del lose-lose creando problemi e difficoltà alla squadra solo per dimostrare di aver ragione. Se gli altri perdono perdi anche tu!

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Errore 10. “Non partire da sé per migliorare il lavoro di gruppo”.

Qualsiasi cosa pensiate della vostra squadra, se siete parte di quel team, il clima e i risultati sono anche vostra responsabilità. L’atteggiamento che ci porta a pensare che siano gli altri a doversi adattare a noi o a dover fare il primo passo per migliorare è contrario al lavoro di gruppo. Un vecchio adagio ci ricorda che se desideriamo un cambiamento dobbiamo essere noi i primi a cambiare. La relazione con gli altri è uno degli aspetti più complessi della nostra vita, per questo è necessario allenarsi, preparandosi ad usare al meglio tutti i talenti e le capacità che abbiamo.

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– Learning 10 –
Cogli ogni occasione per lavorare sulle tue soft-skills oltre che sulle competenze tecniche. Oggi sempre di più è necessario saper comunicare e lavorare in gruppo per aver successo. 

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Concludiamo ricordando una massima che ci piace molto: “Si vince insieme e si perde da soli”. Ci ricorda che costruire una squadra, farne parte e coltivarne lo spirito è una ricetta sicura e stimolante per ottenere ciò cui miriamo.

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