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Tutti riceviamo e scriviamo un numero sempre crescente di e-mail. Questo strumento di comunicazione ha ormai preso il sopravvento; le caselle straripano di messaggi di ogni genere taluni pertinenti, altri cancellati senza nemmeno essere aperti.
Se non possiamo fare nulla quando siamo destinatari, possiamo invece essere pro-attivi quando ci accingiamo a scrivere.
Abbiamo già dedicato alcuni articoli su come scrivere una buona e-mail commerciale, oggi ci concentriamo invece sugli errori da evitare per non finire direttamente nel cestino.
Photo by Joanna Kosinska on UnSplash
1° errore – Mettere in copia tutti.
La tentazione è spesso quella di mettere in CC “tutte” le persone coinvolte, non tanto per informarle, quanto per pararsi le spalle. Il risultato è che alcuni di noi ricevono così tante mail da non riuscire a discernere quali leggere e a quali dare la giusta priorità, restando vittime di possibili equivoci o mancanza di informazioni.
Learning 1
Metti in copia solo chi deve essere informato o ti ha chiesto di esserlo
2° errore – Rispondere ad un email con un oggetto parlando di altro.
Ogni e-mail efficace che esce dovrebbe avere un oggetto chiaro e sintetico che anticipi al destinatario il tema sviluppato nel messaggio. In base all’oggetto infatti deciderà se e quando leggerlo, potrà archiviarlo e ritrovarlo anche successivamente. Ne consegue che ogni e-mail dovrebbe fare riferimento a un solo argomento specifico. Succede invece di ricevere messaggi che sono veri e propri zibaldoni di argomenti con oggetti generici che non aiutano la classificazione. Peggio ancora coloro che per scrivere ad un destinatario prendono l’ultima mail ricevuta e con il “rispondi” iniziano una nuova conversazione che non ha nulla a che fare con l’oggetto.
Learning 2
Assicurati che l’oggetto sia coerente con il contenuto
3° errore – Usare un linguaggio troppo formale.
La posta elettronica ha praticamente sostituito la corrispondenza cartacea rendendo il dialogo più diretto, veloce e moderno. Alcune espressioni della classica lettera commerciale tipo “Con la presente sono a inviarLe nostra migliore offerta” vanno sostituite ad esempio con “le scrivo dopo il nostro appuntamento della scorsa settimana per inviarle in allegato il progetto realizzato in base a quanto condiviso”.
Cortesia, gentilezza e formalità (quando necessaria) si posso raggiungere anche con parole semplici.
Learning 3
Scrivi come parli (se parli bene!)
Photo by Sharon Mccutcheon on UnSplash
4° errore – Non salutare e non firmare.
Usare un linguaggio diretto non significa dimenticare che si sta parlando con un altro essere umano, anche se al di là del monitor. Ricordati sempre di aprire con un saluto diretto alla persona e adeguato al tono della conversazione, meglio invece evitare domande prosaiche tipo “come stai?” perché la mail non è una chat.
In chiusura meglio optare per un saluto personalizzato e adeguato al momento della giornata e alla tipologia di relazione: grazie per la collaborazione, a presto, ti auguro una buona giornata, buon lavoro, cordiali saluti, ecc,.
Ricorda infine di porre il tuo nome (o nome e cognome se più formale); la firma automatica che molte aziende hanno impostato funge da “biglietto da visita virtuale” e non sostituisce il nome in calce.
Learning 4
Saluta e relazionati come se avessi la persona davanti
5° errore – Dimenticarsi di indicare le azioni successive.
Quante volte ti sarà capitato di finire di leggere una mail e chiederti “e adesso … cosa devo fare?!?”. Per evitare questo effetto assicuriamoci di chiarire quali siano i passi successivi o cosa stiamo chiedendo di fare al destinatario. Ti suggeriamo di evitare frasi abusate come “Resto in attesa di vostro gentile riscontro” perché raramente stimolano una azione. Personalizza la richiesta scrivendo ad esempio “attendo tua conferma entro la settimana così da programmare la consegna”.
Learning 5
Chiarisci esplicitamente al destinatario cosa deve fare
6° errore – Usare a sproposito maiuscole, puntini di sospensione, esclamazioni ed altro.
Scrivere tutto maiuscolo sul web equivale ad urlare e rende difficile la lettura, mentre una sola parola può essere scritta in maiuscolo per evidenziarla.
I puntini di sospensione rappresentano parti di testo mancante che il destinatario riempirà con il suo pensiero (che potrebbe non coincidere con il tuo). Dal momento che le incomprensioni sono dietro l’angolo per scrivere e-mail efficaci assicuriamoci di trasmettere con chiarezza e completezza il nostro messaggio.
Se si vuole dare enfasi ad un concetto è possibile inserire un punto esclamativo. Da evitare invece la sfilza di !?!? che può trasmettere aggressività. Grammatica e punteggiatura non sono formalità: trasmettono la cura nello scrivere e consentono al destinatario di ricostruire il tono della comunicazione.
Learning 6
Cura con attenzione grammatica e punteggiatura
Photo by K8 on UnSplash
7° errore – Scrivere più di 10 righe.
Una mail non è un poema: serve per mandare messaggi veloci, sintetici e diretti al punto. Se hai bisogno di approfondire e dettagliare suggeriamo di predisporre un testo da inviare in allegato. Le mail vengono spesso lette attraverso gli smartphone e questo rende ancora più indispensabile il dono della sintesi. In generale suggeriamo di impostare il messaggio su 3 paragrafi:
- introduzione (espando l’oggetto dicendo di cosa di palerò)
- sviluppo dell’argomento nel corpo del testo (può essere facilmente organizzato anche in punti elenco)
- chiusura (dove indicare esplicitamente i passi successivi).
Sintetico non significa ermetico: assicurati che il messaggio sia chiaro.
Learning 7
Less is more (meno è meglio)
8° errore – Scrivere più di 3 email sullo stesso argomento.
La posta elettronica non è l’unico strumento di comunicazione anche se a volte sembriamo dimenticarcene. In alcune situazioni, infatti, sembra proprio che non ci si riesca a capire attraverso la mail ed ecco che una sequenza di messaggi viene scambiata senza trovare soluzione. Dopo il 3^ messaggio fermati e alza il telefono – o vai alla scrivania del tuo collega: sarà più facile capirsi.
Potrai poi scrivere una mail riepilogativa di quando definito o concordato a voce.
Learning 8
Valuta quando scrivere e quando telefonare
9° errore – Inserire troppi link o troppi allegati.
Meglio limitare il numero di riferimenti esterni attraverso link: possono essere un massimo di 2/3 (ad esempio il sito internet dell’azienda, la cartolina on line di un evento o altro) per evitare che il filo del discorso sia frammentato da troppe informazioni.
Anche per quanto riguarda gli allegati è importante non intasare la casella di posta del destinatario. Valuta i documenti strettamente necessari e se ne metti più di uno indica chiaramente quanti e cosa sono. Oltretutto ai filtri anti-spam link e allegati non piacciono molto.
Learning 9
Sii parco nell’usare link e allegati
Photo by Markus Spiske on UnSplash
10° errore – Mandare email fuori orario.
Se scrivi per ragioni professionali a qualcuno, dovresti rispettare gli orari e i giorni in cui effettivamente si lavora. Evita quindi di mandare email durante il weekend oppure a notte fonda. L’iper-connettività che caratterizza le nostre vite fa si che si possano ricevere messaggi praticamente sempre e ovunque, ma questo non significa che sia piacevole. Scegli con cura quando mandare le tue e-mail e vedrai che i tuo interlocutore sarà più ben disposto nel leggerle, sentendosi anche rispettato.
Learning 10
Manda messaggi professionali soltanto in orari di lavoro
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Tieni presente questa piccola guida quando scrivi i tuoi messaggi di posta, magari stampala e usala come check-list così da effettuare una verifica prima di cliccare “invio”. Le tue email diventeranno più efficaci e soprattutto aiuterai il mondo a contenere l’inquinamento di informazioni che ormai asfissia tutti.
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Approfondimento
Se hai trovato interessante questo articolo dai un’occhiata all’ultimo post che abbiamo scritto sull’argomento: Come scrivere le email commerciali.
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