Padroni del proprio tempo: ritrovare equilibro per gestirsi al meglio

di Alberto Aleo

Non ci si riflette mai abbastanza, ma oggi una delle competenze centrali per manager e professionisti è quella di gestire il tempo, sia personale che del nostro team. Perché? Perché viviamo in un mondo in continua evoluzione, dove si susseguono cambiamenti e colpi di scena che si riversano sul business sotto forma di repentini cambi di direzione, nuovi progetti e riassetti interni. Le nostre vite lavorative diventano quindi turbolente, obbligandoci ad assumere ruoli nuovi, lavorare con persone diverse in contesti e condizioni mutevoli. Ma qual è il segreto di una corretta gestione del tempo? Seguiteci in queste riflessioni…

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Non c’è nulla di più certo e immutevole che l’incertezza e il cambiamento.

 J. F. Kennedy

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Diversi sintomi, diversi mali e diverse cure

Prima di descrivere le tecniche di gestione cerchiamo di capire quali sintomi possono darci un indizio sulla nostra maggiore o minore capacità di controllare il tempo e come ricavarne indicazioni utili a migliorarci.

Gli effetti psicologici indesiderati di un cattivo rapporto con il tempo sono principalmente due: l’ansia e lo stress! Non sono coincidenti, ma originati da comportamenti e situazioni diverse. L’ansia si innesca quando siamo troppo focalizzati su “cosa potrebbe avvenire nel futuro” a causa soprattutto degli “errori e cattive esperienze” che si sono verificati nel passato. In pratica il suo effetto è quello di portarci via dal presente, farci sentire instabili ed insicuri. Come si cura? Ricordando che Il passato non esiste più ed il futuro non ancora, l’unica cosa veramente reale è “qui ed ora”.

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Dal passato possiamo trarre insegnamenti per agire ORA, per il futuro possiamo prendere ADESSO delle decisioni che lo influenzeranno. Entrambi quindi acquistano significato solo in relazione con le azioni che possiamo compiere!

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Lo stress negativo invece è riferito ad uno stato di eccessiva tensione nel presente. Troppo carico di lavoro, troppe responsabilità, compiti che vanno oltre le nostre capacità ecc.. Tenere sotto controllo lo stress non è per nulla facile ma alcuni degli strumenti che elenchiamo sotto, contenuti in molti dei libri dedicati all’argomento (il più noto fra tutti Get Things Done di David Allen) e miscelati con la nostra esperienza personale, potranno esservi utili.

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Tensione è chi pensi che dovresti essere. Pace è chi sei. 

(Proverbio cinese)

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I 6 pilastri della gestione del tempo

Per quanto ci riguarda, una corretta gestione dovrebbe comprendere i seguenti argomenti. Ecco quindi le 6 “P” del Padrone del Tempo:

• Presenza – la capacità di stare nel presente, che è l’unico “luogo” dove possiamo agire e trovare una soluzione ai nostri problemi. Sviluppare questa capacità è utile soprattutto agli ansiosi. Qualche consiglio? Leggete l’articolo Il Coraggio di Cambiare scritto per noi da Serena Calderoni
• Priorità – saper definire i propri obiettivi in modo preciso, che si tratti di traguardi personali o professionali. A questo proposito è vantaggioso leggere il nostro articolo sul definire gli obiettivi
• Pianificazione – dagli obiettivi bisogna saper passare alle azioni e dividere queste in diverse categorie scegliendo se compierle subito, pianificarle o delegarle
• Progettazione – un insieme di azioni fa un progetto. Se organizziamo le nostre azioni in un continuum potremmo identificare le propedeuticità e gestire al meglio impegni e risorse. Se siete molto stressati è uno dei punti da curare con maggior attenzione
• Previsione – Le emergenze capitano, così come le interruzioni e le distrazioni. Se ci capitano spesso però non potremo più trattarle come eccezioni ma… pianificarle! Una buona organizzazione del tempo quindi tiene conto – in anticipo – di sfridi ed inefficienze
• Puntualità – Essere precisi è un indicatore di qualità. L’esercizio della puntualità ci educa a usare correttamente i due strumenti principali della gestione del tempo: orologio e calendario!

Ognuno di questi 6 argomenti meriterebbe molto più spazio. Ciò non toglie che tenerli a mente e conoscerli – all’inizio anche solo superficialmente – ci permetterà di guardare al tempo in modo attivo e non solo reattivo. Sarà più difficile dire a noi stessi e agli altri “non posso farci nulla, non ho tempo” che, per la cronaca, è uno degli alibi più usato per resistere al cambiamento.

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A farsi strada in questo mondo sono quelli che dominano le circostanze, le cercano e, se non le trovano, le inventano.

G. B. Shaw

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Alla ricerca dell’equilibrio

Un articolo apparso qualche mese fa sul blog di Lauren Bacon rifletteva sulla diversa natura delle attività che ogni giorno compiamo, dividendole in categorie a seconda che siano più o meno connesse ai nostri obiettivi, o a quelli di chi ci sta vicino (capo, coniuge, amico), e alla loro maggiore o minore piacevolezza. Una matrice a 4 quadranti ci aiuta a distinguere tra (Gratificazione) attività gratificanti fatte per noi stessi e piacevoli, (Disciplina) attività che sentiamo di dover fare per raggiungere i nostri obiettivi e a cui ci applichiamo con disciplina, (Aspettativa) quelle che facciamo volentieri per gli altri magari con una certa aspettativa di gratitudine e (Ricompensa) attività faticose che ci vengono imposte dall’esterno da cui attendiamo una ricompensa. Un buon esercizio consiste nel fare una lista delle nostre azioni settimanali per posizionarle sui quadranti della matrice. Sono distribuite omogeneamente? Se no, dovrete provare a riequilibrarne il peso. Come? Togliendo o aggiungendo le attività in modo che nessuna delle 4 categorie ecceda sulle altre.

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Quando un uomo siede vicino ad una ragazza carina per un’ora, sembra che sia passato un minuto. Ma fatelo sedere su una stufa accesa per un minuto e gli sembrerà più lungo di qualsiasi ora.

Albert Einstein

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Gestire il tempo significa fare efficenza, un concetto più legato alla qualità che alla quantità dei nostri impegni: fare molte cose infatti non è sinonimo per forza di produttività.
Nella nostra vita di consulenti abbiamo visto molti più progetti naufragare a causa di una cattiva gestione del tempo che per mancanza di idee, danaro o altre risorse. Gli errori più comuni sono figli di mancanza di disciplina, super valutazione di sé, disattenzione verso gli altri e… mancanza di tempo. Si perché ci vuol tempo per imparare a gestirlo. Sembra una contraddizione ma non lo è affatto: finché non deciderete di dedicarvi del tempo per guidare la vostra vita al meglio, sarete sempre in affanno!

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