Manuale per Leader Etici – Capitolo 2: la Riunione

di Alice Alessandri

“Scusi il Dottore è ancora in riunione, ha detto che la richiama lui” quante volte dietro quella che sembra essere una scusa abusata si nasconde invece una triste realtà aziendale: le riunioni fiume che invece di snellire bloccano i processi aziendali, distruggendo le relazioni che dovrebbero contribuire a costruire. In questo secondo articolo dedicato ai leader etici riflettiamo quindi su questo “strumento” che, se utilizzato correttamente, può generare un valore inestimabile in termini di scambio tra colleghi, condivisione delle idee e motivazione dei collaboratori.

Innanzi tutto chiariamo che le riunioni sono uno dei processi a maggior consumo di tempo e – ricordiamocelo – in azienda sprecare tempo significa sprecare denaro:

per calcolare il costo di una riunione basta prendere il numero di ore della sua durata e moltiplicarlo per il numero dei dipendenti che hanno partecipato, poi ancora per la loro retribuzione oraria aggiungendo quindi il tempo necessario per svolgere le mansioni ordinarie rimaste ferme.

Photo you-x-ventures by UnSplash

È dunque fondamentale che in una riunione il rapporto costo/benefici sia ben bilanciato!

“Qualcuno sa perché siamo qui?” Questa è la domanda che spesso si fanno le persone convocate all’ultimo minuto da un capo che probabilmente non si è neanche posto la domanda “Cosa voglio ottenere da questa riunione?” Il risultato molto probabilmente sarà una platea annoiata e non partecipativa, condotta da un relatore confuso. 

Partiamo dunque dal principio: ecco un elenco di quesiti che i leader etici tengono presenti nell’organizzare un incontro.

• Qual è il motivo per cui sto convocando la riunione e cosa voglio ottenere?
  Rispondere a questa domanda corrisponde a mettere le giuste fondamenta su cui costruire poi la riunione. L’obiettivo può essere informativo o operativo (prendere insieme decisioni) o ancora di carattere eccezionale, legato cioè a specifiche e urgenti motivazioni.
• Chi è opportuno convocare?
  Coinvolgete tutte e sole le persone la cui presenza è strettamente necessaria, comunicando loro per tempo ora e luogo dell’incontro. Nella convocazione non trascurate di chiarire l’ordine del giorno che tratterà di argomenti realisticamente discutibili nella durata prestabilita. Ciò permetterà ai vostri colleghi di prepararsi e di partecipare attivamente all’incontro.
• Quanto tempo mi serve?
  Iniziare puntuali e terminare nei tempi prestabiliti sarà indicazione di rispetto per il tempo proprio e degli altri, oltretutto darà valore al momento, facendo in modo che il vostro incontro non sia ricordato con orrore da chi vi ha partecipato! Ricordatevi poi che il corpo e la mente hanno una resistenza limitata e dopo circa un’ora e mezza è necessario prevedere una pausa, per rifocillarsi o anche solo sgranchire le gambe. Se l’argomento che dovete trattare è molto vasto, vi consiglio quindi di spezzettarlo in più riunioni brevi con sotto-obiettivi scadenzati.

Photo Austin Distel by UnSplash

• Quale luogo e che strumenti scegliere?
  Dedicate all’incontro un luogo e un contesto tranquilli che facilitino la comunicazione, l’agio e la concentrazione. Se chiederete ai partecipanti di non usare i cellulari, dovrete essere i primi a dare l’esempio! Suggerisco inoltre di rafforzare il contenuto verbale con l’aiuto di strumenti come lavagna, presentazioni powerpoint, immagini e materiale cartaceo. Nel preparare i materiali di supporto, tenete presente che essi sono strumenti a uso del pubblico e quindi devono essere chiari e comprensibili non solo a voi. Un altro aspetto molto importante è la disposizione dei partecipanti e l’assegnazione dei posti. Il tema è talmente complesso da meritarsi un post specifico: presto l’amica e la collega Marzia Mazzi, esperta di architettura del benessere e spazi per il lavoro, ne parlerà su diariodiunconsulente.
• Come coinvolgere i partecipanti?
  Se vogliamo trovarci davanti ad una platea di collaboratori pensanti e non di zombi, sarà necessario gestire riunioni di tipo partecipativo. Lo stimolo al dialogo e allo scambio si ottiene creando il giusto ambiente ma soprattutto sollecitando gli interventi con domande aperte tipo “cosa ne pensi di …?”. Vi ricordo però che ogni volta che rivolgerete una domanda sarà necessario ascoltare attivamente la riposta, dando la possibilità a tutti di esprimere il loro punto di vista e ringraziandoli per l’apporto.
• Come chiudere la riunione?
  La parte conclusiva della riunione va curata quanto e più dell’apertura, perché è ciò che i partecipanti ricorderanno meglio. Dovrà dunque essere chiaro a tutti se si è raggiunto lo scopo per cui era stato indetto l’incontro, delineando chiaramente quali saranno i prossimi passi. Vi suggerisco di impiegare qualche minuto per riassumere cosa si è deciso, chiarendo chi si occuperà di dare seguito alle decisioni e in quali tempi.

Un ultimo consiglio: per quanto possibile divertitevi e sorridete! Buona riunione a tutti…

| partem claram semper aspice |