Dimmi dove ti siedi, ti dirò chi sei: la sala riunione

di Marzia Mazzi

Quando entro per la prima volta in un’azienda, sono affascinata dal constatare come lo spazio di lavoro parli delle persone che lo utilizzano, raccontando qual è lo spirito dell’azienda, quali sono le dinamiche interne, come viene considerato il cliente e tanto altro. L’organizzazione dello spazio di lavoro svela delle criticità o al contrario esalta qualità e punti di forza.

Esiste una precisa corrispondenza fra qualità lavorativa e ambiente, e quanto più vogliamo trasmettere la nostra peculiare professionalità e natura aziendale, tanto più dobbiamo analizzare che tipo di messaggi inviamo ai nostri clienti e ai nostri stessi dipendenti attraverso lo spazio di lavoro.

Le sale riunione

Iniziamo questo viaggio concentrandoci sulle sale riunione, e mi collego qui al tema già trattato da Alice Alessandri in un precedente post. Prima di definire quale spazio di lavoro scegliere (se c’è più di un’opzione) e che tipo di disposizione di arredi utilizzare (sedute, tavoli, schermo per videoproiezioni, etc.), c’è una domanda che dobbiamo porci: qual è l’obiettivo della riunione? Che tipo di clima vogliamo creare?

Cerchiamo una platea che ci ascolti senza intervenire o vogliamo coinvolgere i nostri collaboratori e ricevere feedback?

Se la riunione è indetta per assegnare direttive e trasmettere informazioni ai nostri dipendenti – quindi la comunicazione è per così dire “unidirezionale” – può essere utile allestire la sala con videoproiezione o lavagna alle spalle del relatore, e sedie dei partecipanti disposte in fila di fronte “a platea”, un po’ come il vecchio modello di aula scolastica. Con questa disposizione stiamo creando una dinamica molto chiara: un leader che dirige e un “pubblico” che ascolta. Qui lo scambio è limitatissimo; vi ricordate quando a scuola per fare una domanda alzavate la mano? Stiamo ricreando un’atmosfera simile….se è questo che state cercando, allora la disposizione è perfetta!

Ma se l’obiettivo della vostra riunione è di condividere dei temi con i vostri collaboratori, di ricevere idee, feedback, di discutere e confrontarvi su un progetto specifico, di creare quindi una riunione di tipo partecipativo, allora occorre predisporre la sala in modo che stimoli lo scambio, la circolazione delle idee….e proprio il cerchio è la disposizione più indicata per le sedute. Cerchio, semicerchio, ovale sono tutte forme che nello spazio consentono ai partecipanti di guardarsi negli occhi, tutti sono sullo stesso piano gerarchico, nessuno può distrarsi a leggere messaggini sul cellulare, a tutti viene richiesta una grande attenzione e presenza. Qui è stimolato al massimo il confronto e questo tipo di allestimento contribuisce a dare grande vivacità alle discussioni. E’ veramente difficile che vi troviate davanti un gruppo di collaboratori ammutolito, cosa invece assai probabile nella disposizione “a platea”.

In entrambi i casi fate molta attenzione alla posizione del leader.

Leader dello spazio

Entrando in sala riunione, cosa pensereste se il vostro capo fosse seduto con le spalle alla porta? Vi sembrerebbe normale? O piuttosto non vi sentireste a disagio nel vederlo in quella posizione insolita? Bene, un leader che occupa il posto “più debole” – perché più esposto – avrà grande difficoltà a guidare il proprio gruppo, a farsi riconoscere come guida, a mantenere autorevolezza e tutto ciò avrà l’effetto di mettere i suoi dipendenti in uno stato di confusione e imbarazzo.

Il leader dovrebbe sempre prediligere una posizione protetta, con le spalle ad un’area in cui non sia previsto il transito di persone, rivolto verso il centro della stanza e possibilmente con il controllo sulla porta di accesso.

Pensiamo per un momento a cosa accade nel regno animale, ai mammiferi, specie a cui apparteniamo. Il capo branco occupa sempre la posizione migliore quando il gruppo sosta ad esempio per mangiare o dormire. Questo accade non perché il leader è un despota o un tiranno, quanto piuttosto perché il branco riconosce che nel momento in cui occorre prendere una decisione importante il capo ha la necessità di avere il controllo della situazione. Questo tipo di processo istintivo avviene anche all’interno di un gruppo di persone: ogni individuo in base al suo ruolo deve occupare la giusta posizione, anche spaziale!!! Se ci ritroviamo a lavorare nel posto “sbagliato” e non inviamo un messaggio coerente al nostro ruolo, è difficile che gli altri ce lo riconoscano.

L’ambiente ci parla attraverso un linguaggio non verbale, capace di comunicare direttamente alla parte più istintiva ed emotiva delle persone coinvolte, perché scavalca la razionalità e coinvolge il nostro istinto primordiale.

Alcuni accorgimenti finali: se volete creare un ambiente caldo e confortevole, capace di stimolare una comunicazione vivace ma distesa, attenzione alle luci e alla qualità delle superfici. Luci troppo forti fanno pensare a una sala da interrogatorio, mentre luci troppo soffuse potrebbero assopire la vostra platea; per la vostra riunione quindi scegliete luci regolabili e dal tono caldo.

Prediligete superfici opache sia per le pareti che per il pavimento e se avete molte finestre copritele con delle tende: le superfici riflettenti istintivamente richiamano la sensazione dell’acqua e trasmettono freddo (in natura le superfici sono lucide dopo un bel temporale!). Cosa facciamo istintivamente quando proviamo freddo? Contraiamo i muscoli del corpo e ci poniamo in un assetto di chiusura, cosa da evitare in una riunione in cui chiediamo ai nostri dipendenti di essere aperti e disponibili al dialogo!

Quindi attenzione al contenuto della vostra riunione…ma anche al contenitore!!!