La riunione Agenti

di Alberto Aleo

Premetto che sono sempre stato, e sono, un grande fan della vendita tramite agenti. Le ragioni sono semplici e ve le elenco:

• la qualità dell’offerta sempre di più passa per la qualità della relazione, quindi il rapporto tra persone diventa fondamentale;
• la presenza capillare sul territorio è necessaria in tutti i business, ma soprattutto in quelli complessi (cioè legati a prodotti o servizi con forte componente tecnica o dove la trattativa è fatta di molte “fasi”). Solo avendo personale “residente” in zona si può quindi presidiare il territorio efficacemente e assicurare frequenza di rapporti;
• i clienti spesso preferiscono parlare con persone che vivono da vicino la loro realtà e con i quali poter instaurare una collaborazione assidua.

Detto questo la gestione agenti, soprattutto se questi sono plurimandatari, non è per niente semplice ma le difficoltà maggiori sono di tipo “relazionale” e “motivazionale” due ambiti rispetto ai quali un buon direttore commerciale dovrebbe essere molto ferrato, per cui in grado di gestirli.

La riunione Agenti

La riunione agenti è proprio uno dei momenti cardine della gestione e come tale va preparata con particolare cura ed attenzione. Secondo la mia esperienza bisogna prevedere almeno un incontro “plenario” (cioè con la presenza di tutti gli agenti) una volta l’anno, possibilmente verso dicembre o subito all’inizio dell’anno commerciale. Questo perché in quei momenti si è in grado sia di analizzare i risultati dell’anno trascorso, sia di “lanciare” le sfide e gli obiettivi di vendita per l’anno a venire. In ogni caso il numero degli incontri “plenari” nei dodici mesi non dovrebbe superare 3, con un’adeguata distanza temporale tra l’uno e l’altro (diciamo 3/4 mesi) altrimenti si corre il rischio di sovraccaricare il team di impegni e costi non direttamente legati all’attività di vendita (ricordiamoci che gli Agenti sono liberi professionisti che “vendono” il loro tempo e la loro professionalità prima di tutto) oltre che di svuotare gli incontri dei contenuti di novità ed interesse.

La scaletta degli argomenti

In generale organizzo la riunione agenti seguendo questa scaletta:

• analisi andamento mercato e attività commerciale (se ti servono consigli per analizzare le vendite prova a leggere l’articolo che abbiamo all’analisi dei dati e al calcolo della quota di mercato);
• novità ed innovazioni dell’offerta e/o dell’azienda;
• promozioni e strumenti di marketing (se devi progettare una promozione leggi qua);
• obiettivi breve e medio termine;
• programma di lavoro per i mesi successivi (trovi dei consigli sulla pianificazione qua);
• momenti formativi di gruppo o attività motivazionali;
• incontri individuali.

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La mia raccomandazione è di evitare di parlare dei risultati e delle prestazioni dei singoli agenti davanti alla platea, evitando così di suscitare polemiche o peggio di suggestionare l’orgoglio e l’amor proprio individuali. La stessa cosa va fatta per la discussione di problematiche tecniche, amministrative o di qualsivoglia genere, relative all’area o ai clienti del singolo agente. Rimandate queste discussioni agli incontri “a quattr’occhi” in modo da dare la dovuta attenzione alle eventuali contro argomentazioni delle persone.

Fare squadra

Non trascurate di inserire sempre un momento di condivisione dei valori e di “costruzione dello spirito di squadra” che sia banalmente una cena o una più sofisticata attività di team building non importa, basta che sia prevista. Per aiutarvi nella presentazione dei contenuti utilizzate dei supporti visivi (programmi tipo Power Point o Key Notes vanno benissimo); lasciate ai convenuti del materiale cartaceo riassuntivo di quanto detto  (mi raccomando distribuitelo però solo alla fine dei lavori altrimenti rischiate che tutti stiano a leggere invece di dare attenzione a voi), se ce la fate lasciate anche un piccolo ricordo della giornata passata insieme. Mi raccomando state anche attenti alla disposizione delle persone nella sala in cui si svolgerà la riunione agenti, per avere qualche consiglio utile in merito leggete qua.

Ben presto scoprirete che, se saprete motivare bene la vostra squadra e instaurare con ogni singolo componente una relazione forte basata su rispetto e condivisione, questa non solo vi porterà i risultati sperati ma sarà in grado di proteggere e difendere le vostre scelte, seguendovi fedelmente ogni qual volta deciderete di cambiare rotta. Per sviluppare le vostre doti di leader date anche un’occhiata alla sessione leadership etica di questo blog dove oltretutto troverete altri consigli per gestire al meglio le vostre riunioni.

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