Presentazioni efficaci: i 7 ingredienti fondamentali per realizzarle

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di Alice Alessandri

Sempre più spesso capita di dover presentare idee, progetti o risultati davanti ad una platea. Che si tratti di una riunione informale, un meeting o un convegno, abbiamo imparato con l’esperienza che avere un supporto visivo – le cosiddette “slide” o il PowerPoint (dal nome di uno dei software più utilizzati) – aiuta ad essere più incisivi, dare un filo logico al discorso, coinvolgere meglio chi ci ascolta ancorando quanto detto alle immagini. Esistono delle regole per realizzare presentazioni efficaci che se trascurate portano al risultato opposto ovvero confusione e distrazione, se non addirittura distacco e contestazioni dello speaker da parte dell’audience. 

Nell’articolo che segue troverai 7 suggerimenti, relativi ad altrettanti elementi, che ti permetteranno di usare, in modo consapevole ed efficace, i principi della comunicazione visiva con il risultato di creare presentazioni chiare, coinvolgenti per chi ascolta, coerenti con il messaggio che vuoi trasmettere, rafforzando e supportando le tue competenze di public speaking.

Presentazioni efficaci: gli elementi della comunicazione visiva 

Mentre ti accingi a preparare la tua presentazione ricordati che essa non è un fine ma un mezzo che deve fungere da supporto alla comunicazione e al messaggio che vuoi trasmettere. Essa non deve dunque prendere il sopravvento, proponendo effetti speciali e cercando a tutti costi di strappare un WOW.

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Una presentazione efficace deve saper bilanciare, rendendole coerenti tra loro, la componente di informazioni (dati, numeri, spiegazioni, azioni da compiere) e quella di stimoli (emozioni, suggestioni, atmosfera).

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Se prevalgono le informazioni ottengo un documento burocratico, se prevalgono gli stimoli si rischia di distrarre, se  mancano entrambi allora meglio andare a braccio.

Dedicare tempo a preparare una presentazione efficace è un investimento che porta vantaggi a tutti gli attori coinvolti: aiuta chi parla ad essere più chiaro e incisivo con la conseguenza di rendere più attento e interessato chi ascolta,  favorendo il ricordo e la memorizzazione. 

Impariamo allora a scegliere consapevolmente parole, colori e segni per stimolare la percezione visiva dei destinatari e amplificare il valore del messaggio. Seguitemi nell’analisi dei 7 elementi che possiamo controllare per realizzare presentazioni efficaci.

1. Brand identity: essere riconoscibili

Il primo elemento da curare quanto si prepara una presentazione è la coerenza con la brand identity dell’azienda o dell’organizzazione che rappresentiamo. Dobbiamo cioè assicurarci di usare correttamente formato, logo, colori, carattere, icone subito identificabili. Questo non è un vezzo formale ma un filo conduttore che garantisce riconoscibilità, uniformità e allineamento tra le diverse forme di comunicazione aziendale.

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L’ordine visivo lavora a livello inconscio sulla percezione di chi ascolta, infondendo fiducia e facilitando il processo di comprensione e ricordo.

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2. Spazio e layout di pagina: “less is more”

Sarà capitato anche a voi di vedere diapositive talmente piene di contenuti da distravi nel tentativo di decifrarle. “Ma mi hanno detto di fare 3 slide e ho dovuto farci stare tutto dentro!” non è una buona motivazione.

Lo spazio va usato in modo ordinato, non monotono o spoglio,  denso ma non stipato: proviamo a capire meglio come raggiungere questo delicato equilibrio.

La mente umana cerca pattern e ricorrenze, ha bisogno di trovare una logica in quello che vede, pena distrazione e confusione. Per questo è importante che le informazioni siano riportate in modo organizzato e con un layout chiaro. Quando tutto diventa troppo uguale a se stesso però la monotonia genera distrazione; ecco che un elemento differenziante (per colore, forma, …) può aiutare a rifocalizzare l’attenzione.

Lo spazio a disposizione nella diapositiva può essere usato tutto purché siano rispettati i margini, ovvero non si scriva sopra al titolo o sotto il piè pagina sovrapponendosi a questi importanti elementi di cornice.

Suggeriamo di utilizzare i punti elenco che aiutano a schematizzare dando un ordine logico. In alternativa vanno bene anche elenchi numerici quando c’è una consequenzialità, una gerarchia o per aiutare a quantificare le informazioni.

Questa modalità di scrittura supporta anche la sintesi, un’altra qualità fondamentale che deve possedere la presentazione efficace. 

Tutto questo è importante ma non ancora sufficiente, bisognerà infatti non soltanto inserite le informazioni e i concetti chiave, ma assicurarsi di rispondere alle domande latenti che potrebbero sorgere nella mente di chi ascolta.

3. Le parole in una presentazione efficace: cosa scrivo e come

La scelta dei vocaboli e del registro è un elemento imprescindibile affinché il messaggio arrivi: dobbiamo assicurarci di usare parole comprensibili agli ascoltatori occupandoci di spiegarle se eccessivamente tecniche, quasi a creare un glossario condiviso fin da subito.

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È poi importantissimo prediligere una modalità espressiva positiva che faccia immaginare gli effetti e i vantaggi che si otterranno piuttosto che ciò che si eviterà o da cui ci si allontana.

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Meglio scrivere “silenzioso” anziché “non rumoroso” per evitare di far fare al cervello un giro a ritroso inutile.

Rilevanti, visto che stiamo parlando di comunicazione visiva, sono le scelte grafiche che adottiamo nello scrivere. Innanzitutto il carattere/font deve essere il medesimo in tutta la presentazione, con piccole variazioni negli elementi speciali (ad esempio titoli o tabelle) ma sempre in accordo alla brand identity. La dimensione deve garantire leggibilità anche a distanza e consentire la definizione di una gerarchia a “colpo d’occhio” in base all’importanza del contenuto.

Il maiuscolo ha l’effetto di enfatizzare la parola ma bisogna evitarne l’uso estensivo perché rende difficoltosa la lettura.

Mettendo in grassetto le parole chiave consentiamo una doppia modalità di lettura: lenta ed estesa o veloce e compatta attraverso le sole parole chiave evidenziate. Infine corsivo e sottolineato possono indicare note oppure azioni urgenti da intraprendere.

Qualsiasi sia il registro grafico adottato per scrivere, l’importante è uniformarne le scelte nell’arco di tutta la presentazione.

4. Forme, icone e immagini: supportare la comprensione

Un vecchio adagio recita “meglio grafici che cifre, schemi che frasi, immagini che descrizioni”. Questi elementi visivi servono a rafforzare i concetti o trasferire messaggi senza l’uso delle parole. Andiamo ad analizzare i principali.

Le forme dovrebbero essere utilizzate in base al loro significato simbolico più che “a gusto” evitando così il rischio di confondere l’ascoltatore. Le forme infatti vengono interpretate immediatamente secondo una decodifica istintiva di cui vi fornisco un sintetico vademecum.

• Il cerchio richiama la continuità, il fluire delle cose, l’unione e l’armonia. La sua immagine simbolica è da usare per rappresentare cicli temporali e successioni oltre che elementi naturali o “immateriali”.
• Il quadrato rappresenta lo spazio e la definizione logica, trasmettendo ordine, stabilità e protezione. Suggerisco di usarlo per descrivere valori, dare definizioni e inquadrare temi.
• Il triangolo è simbolo di perfezione, equilibrio, perseveranza verso il raggiungimento degli obiettivi. Può essere utilizzato per rappresentare il percorso, la metodologia, l’aspirazione verso il miglioramento.

Le icone sono immagini semplificate o schematizzate che trasmettono informazioni di base e racchiudono in sé un significato chiaro. Una freccia, ad esempio, indica la direzione e aiuta ad esemplificare flussi logici e temporali, dando consequenzialità alle azioni.

Le immagini vere e proprie sono invece più complesse, potrebbero avere diverse interpretazioni e per questo devono essere supportate da testo. Oggi le banche dati mettono a disposizioni fotografie molto suggestive. Suggerisco sempre di sceglierle pensando a cosa volete trasmettere più che alla loro bellezza o originalità.

5. Colori: stimolare le emozioni

I colori sono uno degli elementi più potenti della comunicazione visiva perché stimolano i sensi, evocano associazioni di idee, creano emozioni, portano alla mente immagini e ricordi. Racchiudono anche un significato psicologico, simbolico, sociale e culturale.

Nelle presentazioni vanno usati in coerenza con la brand identity e associati in modo lineare: concetti simili dello stesso colore e differenziazione cromatica in base a gerarchie. L’ascoltatore viene disorientato sia dall’assenza di colori (monotonia), che dalla sovrapposizione disorganizzata di messaggi cromatici.

Vi fornirò una sintetica guida ai colori più utilizzati ma siccome c’è davvero tanto da dire, se l’argomento vi interessa, consiglio di approfondirlo attraverso gli articoli che Marzia Mazzi, architetto fondatrice della scuola Spazio Umano, ha scritto sul tema.

• Rosso – Rappresenta vivacità e passione, stimola l’azione, denota forza e sicurezza. Richiama la nostra attenzione ponendoci in allerta.
• Blu – Trasmette calma e armonia, induce quiete, creando un’atmosfera rilassata. Riflette il significato di pulizia, trasparenza, freschezza perché è il colore che associamo all’acqua. Nella scrittura dei testi è più moderno e informale rispetto al nero.
• Giallo – È il colore più luminoso, giovane, vivace ed estroverso; suscita sensazioni di espansione e cambiamento fuori dagli schemi. Cattura l’attenzione evidenziando i concetti.
• Verde – È considerato il colore della natura per antonomasia; ad esso corrispondono sensazioni di crescita, equilibrio e armonia, perseveranza e speranza.
• Grigio – È neutro, senza un carattere autonomo ma assume i connotati del colore con il quale si abbina. Utilizzato come sfondo al posto del bianco conferisce sobrietà smorzando i contrasti.
• Nero – Il suo utilizzo suggerisce eleganza assicurando un tono distinto ai nostri messaggi. È infatti il colore prediletto per la scrittura dei testi, insieme al blu scuro.

6. Tabelle e grafici: ordine e immediatezza

Le tabelle sono utilissime per organizzare dati numerici e informazioni di testo conferendo ordine e chiarezza alla vostra presentazione.

Per consentire una comprensione veloce e intuitiva, suggerisco di dare evidenza a quei dati che devono essere maggiormente notati, mettendo in secondo piano quelli meno significativi. È possibile farlo ad esempio colorando lo sfondo delle celle corrispondenti, scrivendo il testo/numeri in grassetto o inserendo frecce o altri elementi grafici.

Il grafico rende immediata la comprensione dei dati contenuti nelle tabelle. La tipologia da usare va scelta con consapevolezza – torta, istogramma, linea, … – in base all’informazione che si intende trasmettere. Valutate se tenere anche la tabella da cui è stato creato, così da consentire una doppia lettura. Una nota potrà chiarire la provenienza dei dati. Anche in questo caso per focalizzare l’attenzione del destinatario può essere opportuno aggiungere al grafico frecce, indicatori o elementi di testo.

7. Animazioni: mantenere alta l’attenzione

Le animazioni servono a fare transitare in entrata (o uscita) le informazioni all’interno della presentazione, secondo una sequenza logica con l’obiettivo di focalizzare l’attenzione su ciò di cui si sta parlando, evitando così che chi ascolta si distragga con altri elementi in quel momento non necessari.

Tra gli effetti che i software mettono a disposizione per fare muovere gli elementi sullo schermo suggerisco di sceglierne uno o due da alternare, selezionandoli tra i più lineari, da usare con coerenza durante l’intero arco della presentazione, evitando così di ottenere l’effetto contrario ovvero distrarre e confondere, se non addirittura scadere nel pacchiano.

Mentre preparare la vostra presentazione ricordatevi sempre che il protagonista non siete voi e nemmeno il vostro messaggio, ma chi lo dovrà recepire! Selezionate dunque i 7 ingredienti della presentazione di cui abbiamo parlato con l’obiettivo di fare sentire il destinatario coinvolto e interessato da ciò che vedrà. Inserite una quantità di contenuti adeguata alla durata del discorso ed eventualmente valutate se consegnare a latere un documento di testo più esaustivo e completo delle informazioni che avete dovuto escludere. Meglio una presentazione breve ma che riusciamo a condurre fino in fondo che una troppo ricca da interrompere per esaurimento del tempo a disposizione.

Concludo accennando all’Intelligenza Artificiale che sarà sempre più presente nella preparazione delle presentazioni. Se decidete di usarla ricordatevi di mantenere voi il controllo almeno dei 7 elementi che vi ho qui suggerito come fondamentali, così che umanità e calore arrivino al vostro pubblico.

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