Organizzazione di eventi? Ecco i consigli dell’esperto

di Alberto Aleo e Giorgio Mondardini

In una fase di mercato in cui le aziende tagliano i costi di promozione, c’è una categoria di strumenti di marketing che registra una netta crescita: stiamo parlando degli eventi. Per saperne di più abbiamo chiesto a Giorgio Mondardini, uno che di eventi se ne intende per averli vissuti da entrambi i lati: come organizzatore e come perfomer. Giorgio si è occupato tra l’altro della direzione artistica del Teatro Verdi, organizza il Savignano Wine Festival, ha ideato Bella con Bio (evento dedicato alla bio-cosmesi) e dirige con Alessandra Plachesi l’agenzia That’s Event insieme alla location Villa Glicine, ma è anche un musicista compositore con esperienze teatrali. E’ stato inoltre, insieme a noi di Passodue e ad altri professionisti, ideatore e organizzatore di Camp Me Up.

Che cosa sono gli eventi e a cosa servono?

Giorgio definisce un evento come “live communication” cioè uno strumento promozionale in cui si incontrano fisicamente clienti e aziende in un contesto di intrattenimento, con lo scopo di generare un’esperienza positiva se non addirittura memorabile. Rispetto ad esempio alla fiera tradizionale un evento permette di focalizzarsi maggiormente sul rapporto con i partecipanti, personalizzare e rendere esclusiva l’esperienza, creando quell’immersione nel “sistema di costruzione del valore” aziendale che solo vivere un’organizzazione da dentro può consentire.

Quanto costa organizzare un evento?

Oggi organizzare eventi è possibile anche per piccole aziende o liberi professionisti, basta scegliere il format giusto. Per selezionarlo bisogna comprendere tipologia e entità del target e chiedersi se ciò che stiamo organizzando è più rivolto all’intero o all’esterno della nostra azienda. Nel primo caso potremmo avere eventi Corporate (dipendenti e investitori) o Trade (fornitori e distributori), mentre nel secondo Consumer (clienti e utenti). Sarà poi necessario definire l’obiettivo: presentare un nuovo prodotto o servizio, rinforzare reputazione e immagine, creare spirito di squadra o vendere. Sceglieremo quindi tra una convention, un meeting, un workshop, una cena di gala o tra le altre tipologie di eventi che il mercato propone, adattandoci in modo modulare al budget. Il professionista al quale vi rivolgerete (evitate il “fai da te”) vi aiuterà a razionalizzare i costi: inutile spendere anche solo pochi euro senza raggiungere alcun risultato o addirittura rovinando l’immagine aziendale e la relazione con i partecipanti!

Cosa è importante curare per organizzare eventi di successo?

Prima di tutto è necessario scegliere il periodo più proficuo in base al target, all’obiettivo e al tema. Ad esempio nell’organizzare Camp Me Up 2016 abbiamo optato per il rientro dalle ferie perché volevamo parlare di cambiamento e di un nuovo approccio al lavoro, e desideravamo farlo proprio nel momento dell’anno in cui più si sente la fatica di tornare alla routine. Ricordatevi che esecuzione e creatività hanno lo stesso peso: anche l’idea più innovativa, ma non ben strutturata, può trasformarsi in un’esperienza negativa o al contrario una “semplice” cena diventare un ricordo indelebile se l’atmosfera e lo stile sono quelli giusti. Altro aspetto fondamentale è la cura di quello che accadrà in seguito. Aiutate chi ha partecipato a rispondere alla domanda “E dopo cosa succede?” in modo da capitalizzare l’investimento. In questo sono molto d’aiuto strumenti digitali come app e siti che vi permetteranno di raccogliere dati e rimanere in contatto con i partecipanti (ad esempio Amiando e Anymeeting). Potreste anche progettare delle promozioni ad hoc, prevedere gadget o ancora mettere a disposizione foto e video scaricabili.

Quali tipi di eventi sono di moda adesso?

I format attuali sono ibridi, prevedono cioè una parte fisica e una virtuale, magari gestita in streaming. Ma anche gli eventi misti hanno molto successo: formazione e intrattenimento, workshop e team building, sono combinazioni che vanno bene insieme. E’ importante sfruttare le peculiarità del posto in cui l’evento si svolge. Sempre a Camp Me Up 2016 abbiamo promosso il concetto di “Formazione a Km 0” scegliendo speakers del luogo ma di elevatissimo valore, un catering tipico in un’atmosfera volutamente semplice ed informale che facesse sentire a casa. Web e TV hanno influenzato molto il mondo degli eventi e certe modalità tipo reality show sono diventate di moda. Penso ad esempio al team cooking in grado di farti sentire come i protagonisti di Master Chef. Dal web viene invece lo stile informale, che non nasconde i difetti ma li esalta in quanto elementi di identità.

Qualche consiglio finale per chi dovesse cimentarsi nell’organizzazione di eventi

Cercate di anticipare le difficoltà, creando se è possibile dei piani alternativi, ma siate flessibili e adattatevi. La capacità, la competenza e la creatività di un consulente per gli eventi si vedono proprio nella gestione degli imprevisti. Se qualcosa dovesse andar storto rimanere focalizzati sull’obiettivo principale vi aiuterà a trovare soluzioni efficaci, magari permettendovi di trasformare il contrattempo in un momento da ricordare. Durante Camp Me Up 2016 ha iniziato a piovere e tutti, dagli speaker ai partecipanti, hanno collaborato per riorganizzare la location dando vita ad una estemporanea sessione di team work condiviso coerente con gli obiettivi della giornata! Come organizzatori dovrete dimostrare doti diplomatiche verso il committente e soprattutto verso i partecipanti. Ci sarà sempre qualcuno che muoverà delle critiche ma non fate l’errore di farlo sentire giudicato o abbandonato: cercate invece di ricordargli quali sono gli scopi principali di ciò che avete organizzato, trasmettendogli fiducia sicurezza ed entusiasmo ancor maggiori. Con i committenti cercate di essere realisti, ascoltando le loro esigenze e motivazioni ma mantenendo la regia.

L’organizzazione di eventi è potenzialmente uno dei mestieri più stressanti che esistano ma anche uno degli strumenti di marketing oggi più potenti. Dalla nostra esperienza di Camp Me Up abbiamo imparato che mettere d’accordo tutti, organizzatori (8 nel nostro caso) fornitori e partecipanti (oltre 150) può sembrare un’impresa ciclopica ma se si lavora con passione e stima reciproca, magari anche divertendosi, tutto diventa più semplice. A proposito noi e Giorgio Mondardini vi aspettiamo a Camp Me Up 2017, in programma nei giorni 26 e 27 Maggio prossimi. Iscrizioni su www.campmeup.it

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