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Come scrivere preventivi efficaci con il cliente protagonista

di Alice Alessandri 

Fscrivere preventiviorse non tutti sanno che sono laureata in Scienze dell’Informazione e ho scelto una facoltà scientifica spinta dall’amore per la matematica, una disciplina lineare e regolare. Se negli anni del liceo mi avessero detto che avrei scritto libri e sarei stata redattrice di un blog non ci avrei mai creduto. Infatti mentre i miei compagni di classe più “portati” per la scrittura si dilettavano con frasi poetiche ad alto impatto emotivo, io scrivevo con un stile semplice. Negli anni dell’università mi sono poi allenata alla regolarità dei linguaggi di programmazione e i miei processi mentali sono stati profondamente influenzati dai diagrammi di flusso. Oggi tutte queste esperienze hanno trovato una sintesi trasformandosi in tools operativi che applico con soddisfazione nell’attività di Passodue. In questo post vi racconto quindi come scrivere progetti e preventivi con uno stile chiaro e diretto che faccia sentire il cliente protagonista di quello che legge, aiutandoci a chiudere efficacemente la trattativa. Tralascerò volutamente gli aspetti contrattuali e specifici necessari a conferire legittimità legale all’accordo e approfondirò in particolare la struttura da dare al documento perché è spesso questa la parte più carente.

1. Premessa: il cliente al centro

Troppo spesso i preventivi iniziano con una pomposa descrizione del professionista o dell’azienda che lo sta scrivendo, spingendo il cliente, seppur involontariamente, a ignorarla passando direttamente ai costi. Per ottenere l’attenzione di chi legge e guidarlo alla piena comprensione del progetto iniziamo parlando di lui. Possiamo riassumere quello che ci siamo detti nell’incontro o nella telefonata che ha preceduto la stesura del documento, e riepilogare la richiesta in termini di esigenze e desideri dando evidenza, attraverso parole chiave, alle motivazioni d’acquisto profonde della persona alla quale ci stiamo rivolgendo.

In questa prima parte del preventivo dobbiamo dunque trasmettere al cliente che abbiamo compreso pienamente la sua esigenza, dandogli l’opportunità di comunicarci -nel successivo contatto- se c’è qualcosa che abbiamo tralasciato o se abbiamo dato troppa rilevanza ad aspetti per lui marginali.

2. Soluzione: posso aiutarti e ti dico come

posso aiutartiPer mantenere alta l’attenzione di chi legge dobbiamo rispondere quanto prima a una domanda che aleggia nella sua mente: “cosa puoi fare per me, per risolvere il mio problema o soddisfare i miei desideri?”. Ecco dunque arrivato il momento di descrivere come possiamo aiutarlo, attraverso i nostri prodotti e servizi. Nella presentazione della soluzione che abbiamo pensato è fondamentale collegare esplicitamente le caratteristiche e le qualità del nostro progetto ai vantaggi che esse porteranno al cliente. In ogni cosa che raccontiamo deve essere evidenziato come inciderà sul cliente, che benefici o miglioramenti porterà. Se ti è d’aiuto puoi ripassare la tecnica “caratteristica quindi vantaggio” rileggendo il post V di Vantaggi. Se non articolata bene questa parte del preventivo può diventare un elenco sterile dei nostri prodotti/servizi. Troppo spesso infatti si parte dal presupposto che il cliente debba conoscere e sapere già quali siano i vantaggi legati ad una determinata soluzione e che sia superfluo esplicitarli. Considera inoltre che molte volte il cliente legge il preventivo da solo e noi non saremo li per aggiungere e spiegare tutto quello che potrà ottenere scegliendoci.

3. Dettagli della soluzione

Questa parte dovrà riportare una descrizione puntuale e precisa degli aspetti tecnici, organizzativi e logistici della soluzione proposta. A seconda che siano offerti prodotti o servizi si parlerà con dettaglio di: materiali, modelli, quantità, giornate, orari, persone coinvolte, tempi di realizzazione…

Queste precise informazioni consentono al cliente di comprendere a fondo cosa gli stiamo proponendo e forniscono parametri oggettivi importanti per dare valore al prezzo che poi leggerà, soprattutto in caso di confronto con la concorrenza.

4. Quanto costa: vendiamo il valore non il prezzo

dettagli e prezzoIn questa fase va riportato il prezzo che dovrà essere facilmente comprensibile. Alcuni professionisti nei preventivi adottano in modo confuso la tecnica di “scomporre l’offerta, così il prezzo si digerisce meglio” o di mettere tutte le opzioni possibili e immaginabili, creando così delle tabelle costi complesse che rendono estremamente difficile calcolare con esattezza la spesa.

Il mio suggerimento è quello di mettere il cliente a suo agio e di fargli comprendere con chiarezza quando spenderà: un argomento così delicato come quello del prezzo richiede tanta trasparenza. I passi compiuti in precedenza servono oltretutto per aiutare il cliente a capire il valore complessivo dell’offerta.

Ricordate di esplicitare anche le modalità di pagamento. Se c’è qualcosa in omaggio o uno sconto specifico, sarà necessario evidenziarlo e motivarlo adeguatamente.

5. Risultati attesi

L’ultima sezione del documento è ancora un richiamo diretto al cliente; attraverso un riepilogo sintetico di cosa otterrà adottando la nostra soluzione lo ancoreremo positivamente, guidandolo nella scelta. Non c’è nulla di strano nell’invitare il cliente a scegliere la nostra proposta e nel dichiarare, con elegante franchezza, che siamo felici di poterlo aiutare mettendo a sua disposizione i nostri servizi e prodotti.

Lasciamo invece al contratto la parte relativa a clausole e ai dettagli “legali”, che potremo sottoscrivere una volta confermato l’accordo.

visita di persona

A questo punto il nostro documento è pronto per essere portato al cliente o inviato in email. Una visita di persona ha la potenza dell’incontro tra due esseri umani e ci permette di usare la massima capacità espositiva e negoziale, consentendoci di trovare soluzioni e alternative in tempo reale. La mail può essere utile per anticipare il documento se non è possibile prevedere un incontro. Ad essa deve però seguire una telefonata o una Skype call. Ricordate che il vostro obiettivo non è fare preventivi (leggi a tal proposito “Chiudiamo l’offertificio” ) ma raccogliere ordini: una buona stesura è già un ottimo punto dal quale partire.

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Organizzazione di eventi? Ecco i consigli dell’esperto

di Alberto Aleo e Giorgio Mondardini

eventiIn una fase di mercato in cui le aziende tagliano i costi di promozione, c’è una categoria di strumenti di marketing che registra una netta crescita: stiamo parlando degli eventi. Per saperne di più abbiamo chiesto a Giorgio Mondardini, uno che di eventi se ne intende per averli vissuti da entrambi i lati: come organizzatore e come perfomer. Giorgio si è occupato tra l’altro della direzione artistica del Teatro Verdi, organizza il Savignano Wine Festival, ha ideato Bella con Bio (evento dedicato alla bio-cosmesi) e dirige con Alessandra Plachesi l’agenzia That’s Event insieme alla location Villa Glicine, ma è anche un musicista compositore con esperienze teatrali. E’ stato inoltre, insieme a noi di Passodue e ad altri professionisti, ideatore e organizzatore di Camp Me Up.

Che cosa sono gli eventi e a cosa servono?

Giorgio definisce un evento come “live communication” cioè uno strumento promozionale in cui si incontrano fisicamente clienti e aziende in un contesto di intrattenimento, con lo scopo di generare un’esperienza positiva se non addirittura memorabile. Rispetto ad esempio alla fiera tradizionale un evento permette di focalizzarsi maggiormente sul rapporto con i partecipanti, personalizzare e rendere esclusiva l’esperienza, creando quell’immersione nel “sistema di costruzione del valore” aziendale che solo vivere un’organizzazione da dentro può consentire.

Quanto costa organizzare un evento?

Oggi organizzare eventi è possibile anche per piccole aziende o liberi professionisti, basta scegliere il format giusto. Per selezionarlo bisogna comprendere tipologia e entità del target e chiedersi se ciò che stiamo organizzando è più rivolto all’intero o all’esterno della nostra azienda. Nel primo caso potremmo avere eventi Corporate (dipendenti e investitori) o Trade (fornitori e distributori), mentre nel secondo Consumer (clienti e utenti). Sarà poi necessario definire l’obiettivo: presentare un nuovo prodotto o servizio, rinforzare reputazione e immagine, creare spirito di squadra o vendere. Sceglieremo quindi tra una convention, un meeting, un workshop, una cena di gala o tra le altre tipologie di eventi che il mercato propone, adattandoci in modo modulare al budget. Il professionista al quale vi rivolgerete (evitate il “fai da te”) vi aiuterà a razionalizzare i costi: inutile spendere anche solo pochi euro senza raggiungere alcun risultato o addirittura rovinando l’immagine aziendale e la relazione con i partecipanti!

Cosa è importante curare per organizzare eventi di successo?

Prima di tutto è necessario scegliere il periodo più proficuo in base al target, all’obiettivo e al tema. Ad esempio nell’organizzare Camp Me Up abbiamo optato per il rientro dalle ferie perché volevamo parlare di cambiamento e di un nuovo approccio al lavoro, e desideravamo farlo proprio nel momento dell’anno in cui più si sente la fatica di tornare alla routine. Ricordatevi che esecuzione e creatività hanno lo stesso peso: anche l’idea più innovativa, ma non ben strutturata, può trasformarsi in un’esperienza negativa o al contrario una “semplice” cena diventare un ricordo indelebile se l’atmosfera e lo stile sono quelli giusti. Altro aspetto fondamentale è la cura di quello che accadrà in seguito. Aiutate chi ha partecipato a rispondere alla domanda “E dopo cosa succede?” in modo da capitalizzare l’investimento. In questo sono molto d’aiuto strumenti digitali come app e siti che vi permetteranno di raccogliere dati e rimanere in contatto con i partecipanti (ad esempio Amiando e Anymeeting). Potreste anche progettare delle promozioni ad hoc, prevedere gadget o ancora mettere a disposizione foto e video scaricabili.

Quali tipi di eventi sono di moda adesso?

villa-glicineI format attuali sono ibridi, prevedono cioè una parte fisica e una virtuale, magari gestita in streaming. Ma anche gli eventi misti hanno molto successo: formazione e intrattenimento, workshop e team building, sono combinazioni che vanno bene insieme. E’ importante sfruttare le peculiarità del posto in cui l’evento si svolge. Sempre a Camp Me Up abbiamo promosso il concetto di “Formazione a Km 0” scegliendo speakers del luogo ma di elevatissimo valore, un catering tipico in un’atmosfera volutamente semplice ed informale che facesse sentire a casa. Web e TV hanno influenzato molto il mondo degli eventi e certe modalità tipo reality show sono diventate di moda. Penso ad esempio al team cooking in grado di farti sentire come i protagonisti di Master Chef. Dal web viene invece lo stile informale, che non nasconde i difetti ma li esalta in quanto elementi di identità.

Qualche consiglio finale per chi dovesse cimentarsi nell’organizzazione di eventi

Cercate di anticipare le difficoltà, creando se è possibile dei piani alternativi, ma siate flessibili e adattatevi. La capacità, la competenza e la creatività di un consulente per gli eventi si vedono proprio nella gestione degli imprevisti. Se qualcosa dovesse andar storto rimanere focalizzati sull’obiettivo principale vi aiuterà a trovare soluzioni efficaci, magari permettendovi di trasformare il contrattempo in un momento da ricordare. Durante Camp Me Up ha iniziato a piovere e tutti, dagli speaker ai partecipanti, hanno collaborato per riorganizzare la location dando vita ad una estemporanea sessione di team work condiviso coerente con gli obiettivi della giornata! Come organizzatori dovrete dimostrare doti diplomatiche verso il committente e soprattutto verso i partecipanti. Ci sarà sempre qualcuno che muoverà delle critiche ma non fate l’errore di farlo sentire giudicato o abbandonato: cercate invece di ricordargli quali sono gli scopi principali di ciò che avete organizzato, trasmettendogli fiducia sicurezza ed entusiasmo ancor maggiori. Con i committenti cercate di essere realisti, ascoltando le loro esigenze e motivazioni ma mantenendo la regia.

camp me upL’organizzazione di eventi è potenzialmente uno dei mestieri più stressanti che esistano ma anche uno degli strumenti di marketing oggi più potenti se gestito da professionisti. Dalla nostra esperienza di Camp Me Up abbiamo imparato che mettere d’accordo tutti, organizzatori (8 nel nostro caso) fornitori e partecipanti (oltre 150) può sembrare un’impresa ciclopica ma se si lavora con passione e stima reciproca, magari anche divertendosi, tutto diventa più semplice. La creatività d’altronde è anche figlia dell’empatia: ascoltate con cuore aperto gli stimoli e le idee di tutti perché, anche secondo l’esperto Giorgio Mondardini, dall’input apparentemente più semplice può nascere una grande idea.

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Manuale per Leader Etici – Capitolo 2: la Riunione

di Alice Alessandri

riunioni

“Scusi il Dottore è ancora in riunione, ha detto che la richiama lui” quante volte dietro quella che sembra essere una scusa abusata si nasconde invece una triste realtà aziendale: le riunioni fiume che invece di snellire bloccano i processi aziendali, distruggendo le relazioni che dovrebbero contribuire a costruire.  In questo secondo articolo dedicato ai leader etici riflettiamo quindi su questo “strumento” che, se utilizzato correttamente, può generare un valore inestimabile in termini di scambio tra colleghi, condivisione delle idee e motivazione dei collaboratori.

Innanzi tutto chiariamo che le riunioni sono uno degli processi a maggior consumo di tempo e – ricordiamocelo – in azienda sprecare tempo significa sprecare denaro:

per calcolare il costo di una riunione basta prendere il numero di ore della sua durata e moltiplicarlo per il numero dei dipendenti che hanno partecipato, poi ancora per la loro retribuzione oraria aggiungendo quindi il tempo necessario per svolgere le mansioni ordinarie rimaste ferme.

uomo che pensa

E’ dunque fondamentale che in una riunione il rapporto costo/benefici sia ben bilanciato!

“Qualcuno sa perché siamo qui?” Questa è la domanda che spesso si fanno le persone convocate all’ultimo minuto da un capo che probabilmente non si è neanche posto la domanda “Cosa voglio ottenere da questa riunione?” Il risultato molto probabilmente sarà una platea annoiata e non partecipativa, condotta da un relatore confuso. Partiamo dunque dal principio: ecco un elenco di quesiti che i leader etici tengono presenti nell’organizzare un incontro.

1. Qual è il motivo percui sto convocando la riunione e cosa voglio ottenere? Rispondere a questa domanda corrisponde a mettere le giuste fondamenta su cui costruire poi la riunione. L’obiettivo può essere informativo operativo (prendere insieme decisioni) o ancora di carattere eccezionale, legato cioè a specifiche e urgenti motivazioni.

2. Chi è opportuno convocare? Coinvolgete tutte e sole le persone la cui presenza è strettamente necessaria, comunicando loro per tempo ora e luogo dell’incontro. Nella convocazione non trascurate di chiarire l’ordine del giorno che tratterà di argomenti realisticamente discutibili nella durata prestabilita. Ciò permetterà ai vostri colleghi di prepararsi e di partecipare attivamente all’incontro.

3. Quanto tempo mi serve? Iniziare puntuali e terminare nei tempi prestabiliti sarà indicazione di rispetto per il tempo proprio e degli altri, oltretutto darà valore al momento, facendo in modo che il vostro incontro non sia ricordato con orrore da chi vi ha partecipato! Ricordatevi poi che il corpo e la mente hanno una resistenza limitata e dopo circa un’ora e mezza è necessario prevedere una pausa, per rifocillarsi o anche solo sgranchire le gambe. Se l’argomento che dovete trattare è molto vasto, vi consiglio quindi di spezzettarlo in più riunioni brevi con sotto-obiettivi scadenzati.

4. Quale luogo e che strumenti scegliere? Dedicate all’incontro un luogo e un contesto tranquilli che facilitino la comunicazione, l’agio e la concentrazione. Se chiederete ai partecipanti di non usare i cellulari, dovrete essere i primi a dare l’esempio! Suggerisco inoltre di rafforzare il contenuto verbale con l’aiuto di strumenti come lavagna, presentazioni powerpoint, immagini e materiale cartaceo. Nel preparare i materiali di supporto, tenete presente che essi sono strumenti a uso del pubblico e quindi devono essere chiari e comprensibili non solo a voi. Un altro aspetto molto importante è la disposizione dei partecipanti e l’assegnazione dei posti. Il tema è talmente complesso da meritarsi un post specifico: presto l’amica e la collega Marzia Mazzi, esperta di architettura del benessere e spazi per il lavoro, ne parlerà su diariodiunconsulente.

5. Come coinvolgere i partecipanti? Se vogliamo trovarci davanti ad una platea di collaboratori pensanti e non di zombi, sarà necessario gestire riunioni di tipo partecipativo. Lo stimolo al dialogo e allo scambio si ottenete creando il giusto ambiente ma soprattutto sollecitando gli interventi con domande aperte tipo “cosa ne pensi di …?”. Vi ricordo però che ogni volta che rivolgerete una domanda sarà necessario ascoltare attivamente la riposta, dando la possibilità a tutti di esprimere il loro punto di vista e ringraziandoli per l’apporto.

tumblr_mvyxuasfJ91st5lhmo1_12806. Come chiudere la riunione? La parte conclusiva della riunione va curata quanto e più dell’apertura, perché è ciò che i partecipanti ricorderanno meglio. Dovrà dunque essere chiaro a tutti se si è raggiunto lo scopo per cui era stato indetto l’incontro, delineando chiaramente quali saranno i prossimi passi. Vi suggerisco di impiegare qualche minuto per riassumere cosa si è deciso, chiarendo chi si occuperà di dare seguito alle decisioni e in quali tempi.

Un ultimo consiglio: per quanto possibile divertitevi e sorridere! Buona riunione a tutti…

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